Gestão da cadeia de fornecimento: como torná-la mais simples e eficiente

Caminhão transportando cargas. Esse tipo de transporte é uma das partes fundamentais da cadeia de suprimentos

Toda as empresas precisam de se relacionar com fornecedores, investidores, parceiros e, é claro, com os seus clientes. Assegurar que todos nesse processo estão satisfeitos faz parte dos princípios da gestão de cadeia de fornecimento, ou, em inglês, supply chain management (SCM).

Essa atividade faz parte da gestão e manutenção de uma empresa e visa o estabelecimento de um fluxo otimizado e eficiente, com o objetivo de alcançar destaque e melhor posicionamento de mercado. Esse processo inclui fornecedores de matéria prima; colaboradores da empresa; rede de distribuidores e, cliente final.

É a velha história: gentileza gera gentileza! E fazer o bem, sem olhar a quem, para receber tudo em dobro! Por que não acreditar e levar esse mantra para dentro das empresas, em busca de um fluxo de relacionamento positivo e benéfico?

Tudo pode começar com o contacto com o fornecedor da matéria-prima, mesmo que o contacto não seja direto ou pessoal. Um “bom dia” pelo telefone e um “obrigado” por entregas às solicitações no prazo podem ter impacto em todo o ciclo do produto, até que ele chegue ao destino.

O que é cadeia de suprimentos?

Para entender o conceito de cadeia de fornecimento, é preciso imaginar toda a lógica de funcionamento de uma empresa. Trata-se de um conjunto de atividades que envolve o sistema de organizações, pessoas, atividades — compra, armazenamento e transformação —, informações e recursos envolvidos no transporte de produtos ou serviços em movimentação interna, transporte, distribuição e cliente.

Esse conjunto de atividades precisa de planeamento e logística interna e externa para que possa funcionar corretamente. Tal coordenação é exigida de todos os fornecedores e parceiros, assim como prestadores de serviços e consumidores. Uma colaboração para alcançar o bem comum, fortalecendo os elos da cadeia, com o objetivo de se destacar no mercado e aumentar lucros.

Os colaboradores comunicam aos gestores a necessidade de novos produtos; estes solicitam aos fornecedores de confiança, que, por sua vez, entregam dentro de prazos pré-estabelecidos.

A gestão da cadeia de fornecimento é capaz de localizar; selecionar e comprar materiais dos fornecedores; desenvolver e fabricar produtos; organizar o fluxo diário de materiais, suprimentos e produtos; coordenar ações de fornecedores, transportadores e clientes; e por último, mas não menos importante, criar e desenvolver a manutenção de canais de comunicação para que chegue até o consumidor final.

A importância da gestão da cadeia de suprimentos

A gestão da cadeia de fornecimento pode ser considerada como uma aprendizagem organizacional, na qual as empresas precisam de planear e controlar. Fazem parte deste processo a produção; o fornecedor; o stock; a localização; o transporte e a informação.

Vamos por partes.

Produção

Esta etapa consiste em analisar a necessidade do cliente face ao mercado. Ou seja, qual a procura de determinado produto ou serviço a ser oferecido. Define-se como a cadeia de fornecimento será estruturada, seja ela a partir da produção própria ou terceirização dos serviços, visando sempre a qualidade da entrega ao cliente.

Fornecedor

O próximo passo é determinar como serão produzidos estes bens, de forma a criar um fluxo económico e viável para a empresa. Pesquisar, definir e estabelecer como será organizada e implementada a gestão de fornecedores. É preciso fazer uma intensa pesquisa para descobrir quais são, ou serão, os fornecedores com qualidade-benefício mais atrativa para o seu negócio.

Afinal, a escolha do material utilizado pelo fornecedor, por exemplo, pode fazer toda a diferença. No cenário atual, as empresas que se preocupam com o meio ambiente conseguem destacar-se mais.

Stock

Pode parecer algo irrelevante, mas a empresa necessita de um plano de gestão de stock eficiente. Apenas desta forma será possível definir se há a necessidade de criar um stock com alto volume, considerando que o produto ficará parado; ou um stock menor, que corre o risco de acabar, antes da produção total ser finalizada. Encontrar o equilíbrio é a estratégia ideal.

Localização 

Apesar desta não ser uma etapa em si, faz parte da gestão da cadeia de fornecimento. Determinar onde a fábrica será implementada, por exemplo, ou qual o seu setor de produção, é fundamental para toda a logística, inclusive financeira. Alguns países ou estados, por exemplo, possuem incentivos fiscais que podem ser benéficos para o negócio.

Pense na lógica da escolha de um local para morar — vai escolher a localização que mais lhe agrada em termos de beleza ou aquela que é mais eficiente, no que diz respeito ao tempo e distância gasto para realizar a rotina do dia a dia?

Transporte

Sabia que aproximadamente 30% do custo de um produto é devido ao seu transporte? Pesquisas como a da empresa McKinsey&Company e Eyefreight apontam esse valor, como forma de chamar a atenção a essa questão.

Por isso é que é tão crucial avaliar e determinar como o transporte será feito, para que chegue às mãos do cliente sem que o preço seja demasiado elevado em relação aos concorrentes de mercado, ou baixo demais, próximo da margem de prejuízo.

Um exemplo bem claro da importância deste tópico é a segurança e qualidade dos serviços prestados. Imagine uma empresa que lida com o transporte de alimentos. É preciso garantir que tanto os fornecedores, quanto os distribuidores oferecem serviços confiáveis para garantir a qualidade dos produtos.

Ou então, a meio do transporte, pode correr o risco de perder o produto. Imagine frutas ou carnes frescas: se não forem transportadas em carrinhas com refrigeração, vão acabar por estragar durante a viagem.

Informação

Faz parte de qualquer processo, tal como o de gestão da cadeia de fornecimento, utilizar todas as informações (internas e externas) para avaliar e determinar indicadores de performance eficientes. Essas informações não estão relacionadas com publicidade ou marketing, mas sim com termos de relacionamento e fluxo de pedido/entrega.

Uma maneira organizada de coletar e transformar essas informações em estatísticas, tão relevantes para o negócio, é por meio dos Softwares de Gestão de Manutenção, como o da Infraspeak.

A importância da gestão da cadeia de fornecimento está na organização e padronização dos processos para que a melhor estratégia de custo-benefício seja definida. Otimiza-se a comunicação interna e externa, alinhando todos os procedimentos, permitindo uma redução dos custos.

Com um fluxo eficiente e pré-estabelecido, é possível determinar quais são os melhores fornecedores e a melhor rota e empresa para realizar o trabalho. Ela também potencializa a eficiência e satisfação dos clientes, com melhorias no atendimento prestado, já que os trabalhos realizados anteriormente complexos, passam a estar facilitados por meio da gestão da cadeia de fornecimento. Cada setor tem a sua responsabilidade definida, assim como as suas metas.

Principais problemas enfrentados na Gestão da Cadeia de Fornecimento

Apesar de ser uma estratégia de gestão eficiente quando bem elaborada e aplicada, pode dar azo a algumas dificuldades. Por isso, deve ser pensada, discutida e avaliada a hipótese de ela comprometer, ou não, o fluxo total da empresa. Alguns exemplos destes problemas são:

Fatores climáticos

Podem influenciar diretamente a gestão por meio de ventos, inundações, secas e até mesmo queimadas. Afinal de contas, a matéria-prima para produção tem de vir de algum lado. Para contornar esse problema, crie sempre uma estratégia alternativa para não ter de parar a produção.

Concorrência 

É sempre um desafio, independentemente de qual é o setor de mercado. Lembre-se de que cada uma dessas empresas também terá a sua própria gestão da cadeia de fornecimento. Portanto, escolher um fornecedor “de peso” pode fazer com que a empresa tenha destaque para os seus clientes.

Lançamento de novos produtos

Deve ser sempre programado com cautela. Lembre-se de que é preciso ter os fornecedores, transportadores e distribuidores com contratos fechados e prazos estabelecidos antes de realizar o anúncio. Não crie falsas expectativas. A reputação do seu negócio está em jogo.

A economia

A economia do país pode, e vai, influenciar no seu negócio, seja ele na área do retalho ou uma indústria com representação internacional. Esteja preparado para os mais diversos cenários, tais como mudanças nas tributações; taxas de juros e flutuações de câmbio. O importante é conseguir gerir a manutenção de empresa para que ela não entre em prejuízo.

Também é preciso pensar nos clientes. Se o cenário económico está desfavorável, as pessoas também deixam de consumir produtos ou solicitar serviços que não sejam básicos e essenciais. Acompanhe sempre o mercado para saber quando é a hora certa para investir e quando é preciso reduzir para não gerar prejuízos e até mesmo cenários de falência.

Boas práticas para uma gestão mais eficiente

Faz parte das boas práticas deixar de lado alguns hábitos que podem ser prejudiciais para o negócio. Estes cenários são mais comuns em pequenas e médias empresas, geralmente da área do comércio, retalho e hotelaria. Exemplos destes são:

  • Tomar decisões pouco informadas, baseadas em “feelings” e não dados;
  • Desconsiderar os riscos da cadeia de fornecimento;
  • Negligenciar os custos totais e específicos para com os fornecedores;
  • Ignorar as tendências de mercado, tais como a Internet das Coisas (IoT).

Também existem boas práticas que devem ser destacadas e consideradas na Gestão da Cadeia de fornecimento. São elas:

  • Localizar os melhores fornecedores de matéria-prima;
  • Fabricar e armazenar o produto com base no equilíbrio entre oferta e a procura;
  • Realizar a entrega do produto de qualidade, visando a satisfação do cliente;
  • Estar atento ao feedback de todos os envolvidos na cadeia de fornecimento.

Para que seja mais fácil realizar essas boas práticas, faça um mapeamento de todo o processo, identificando possíveis pontos de fraqueza, para dar mais atenção e contornar o problema. Comunique com os fornecedores para que o stock esteja sempre dentro do desejado. Por último, mas não menos importante, use a tecnologia a seu favor.

Um exemplo objetivo disso se relaciona à assinatura digital que, além de gerar segurança e comodidade, também agiliza processos e reduz os custos administrativos. Uma forma de não deixar para amanhã o que pode fazer hoje — caso precise de assinar contrato com um novo fornecedor, a assinatura digital permite-lhe dar andamento ao processo, mesmo à distância. 

Lembre-se: empresas que investem em tecnologias para facilitar a rotina diária estão sempre um passo à frente no mercado!