Não há nada que os gestores de manutenção desejem mais do que ter ativos a funcionar 100% do tempo e sem avarias a registar. Na verdade, é impossível prevenir ou prever todas as avarias – mas centralizar todas a tarefas e definir um plano de manutenção preventiva cuidado deixa-nos um passo (ou vários passos) mais perto.

Quando as empresas adoptam um comportamento reativo (isto é, agem apenas depois das avarias), estão a operar entre 10 a 40% das suas capacidades. Estima-se que 50% do tempo se destina a reparações de emergência, que são 3-5 vezes mais caras. Não queremos anunciar o fim do mundo, mas estes números não são de todo ideais.

Fazer uma transição para uma atitude preventiva exige uma mudança de hábitos profunda. A manutenção corretiva deve er complementar à manutenção preventiva e preditiva e é aqui que entra a necessidade de criar um plano de manutenção exaustivo no início de cada ano. Felizmente para si, dividimos essa tarefa em 5 passos fáceis de seguir. 

1. Definir objetivos 

Quando falamos de um plano, fica implícito que esse plano é concebido para cumprir determinados objetivos. Portanto, o primeiro passo para criar um plano de manutenção é esclarecer as metas que quer atingir. 

Qual é o seu objetivo principal com este plano de manutenção? Reduzir o downtime, aumentar a confiabilidade dos ativos, reduzir os custos ou aumentar o cumprimento da manutenção preventiva? Estes devem ser os traços orientadores do novo plano de manutenção para que seja realmente útil e eficaz.

Pense também no que tem falhado para atingir esses objetivos: é a falta comunicação entre os técnicos? O esquecimento dos prazos a cumprir? O stock desadequado de peças quando uma avaria acontece? O software de manutenção atual é insuficiente? Perceber estas falhas é importante para entender como é que a sua equipa pode implementar o plano que está a delinear. Não adianta deixar os seus sonhos numa folha de Excel. 

2. Fazer um inventário de ativos

É verdade que dissemos que podia criar um plano de manutenção em 5 passos, mas ninguém prometeu que seria imediato. Uma das fases mais morosas de todo este processo é fazer o mapeamento dos ativos, divididos por famílias de equipamentos. Nós recomendamos que o faça diretamente no seu software de manutenção – pois isto permitirá associá-los à sua localização, técnicos responsáveis, às recomendações do fabricante, garantias e normas de qualidade a cumprir. 

Mais uma vez, fazemos esta recomendação para que seja mais fácil implementar o seu plano. Depois de inserir os ativos, pode usar o CMMS para associar tarefas ao ativo correspondente, gerar ordens de trabalho automáticas com determinada frequência ou enviar notificações automáticas para os técnicos, como veremos no exemplo a seguir. 

Exemplo 1 – Plano de Manutenção Preventiva (PMP) para um equipamento de climatização

Nome do Edifício: Edifício 8

Ano do PMP: 2019

Família de Equipamentos: AVAC Rooftop 

Activo: ar-condicionado rooftop bar 

 

Lista de Tarefas Planeadas:

A cada 12 Meses

Inspeção – Deteção e correção de pontos de fuga de gás

Limpeza – Limpeza Geral

A cada mês

Inspeção – Registo de dados

Inspeção – Serviço de Inspeção Gases Fluorados

 

3. Estabelecer prioridades

Agora que já tem todos os seus ativos organizados no software, chegou a hora de passar à próxima etapa. O seu tempo, a sua equipa e os seus recursos são preciosos – e limitados. Por isso, precisa de estabelecer prioridades claras. Quais são os equipamentos que não podem deixar de funcionar? No passado, quais foram as manutenções corretivas mais dispendiosas para o negócio? 

Há avarias que deve evitar a todo o custo, porque perturbam o funcionamento normal do negócio e provocam prejuízos elevados e desnecessários. Também deve ter em consideração a avaliação de risco, pois há ativos que podem estar a colocar em risco a segurança da sua equipa, dos seus clientes, dos seus funcionários e até da comunidade. Depois, organize o calendário de manutenção preventiva com base nessa ordem de prioridades. 

4. Criar KPIs para o plano de manutenção

Voltemos ao ponto 1 do nosso plano de manutenção: definir objetivos. Se definiu objetivos, agora precisa de saber se os atingiu. Por isso, nenhum plano de manutenção está completo sem definir os indicadores de performance (KPIs) apropriados para medir a sua eficácia. Planeie desde logo quais são os melhores indicadores para julgar a sua evolução, que dados vai usar para os medir e como vai recolher esses dados. 

Alguns dos indicadores mais comuns são a percentagem de manutenção preventiva, a taxa de cumprimento da manutenção preventiva, a eficácia geral do equipamento, a percentagem crítica de manutenção agendada e o tempo médio entre avarias. Caso a sua equipa seja sempre zelosa a inserir os dados, o seu software de manutenção deve calcular alguns destes KPIs automaticamente para acompanhar o seu progresso.  

Saiba mais sobre este passo no nosso artigo sobre medir a eficácia do seu plano de manutenção.

 5. Rever e melhorar

Nada é perfeito! Antes de preparar o plano de manutenção para o ano seguinte, deve rever o último plano de manutenção, os KPIs, os relatórios e os pontos em que ficou aquém das expetativas. Pondere o que que correu melhor do que em anos anteriores e aquilo em que falhou. Reveja os seus objetivos para o próximo ano, faça melhorias ao plano de manutenção e reduza os custos com manutenção corretiva de ano para ano.

Agora que já explicámos como criar um plano de manutenção em 5 passos, só pedimos uma coisa em troca. Faça com que as reparações de emergência deixem de ser a norma na sua empresa em 2020!  

Pronto para fazer um plano e não tem um software de manutenção? Fale connosco, ou descarregue o nosso template de plano de manutenção em Excel!