Escolher o melhor software de gestão de manutenção para a sua equipa não é uma tarefa fácil. Senão, vejamos: um software de manutenção deve promover a comunicação interna, diminuir a burocracia, oferecer mais dados, relatórios e insights fidedignos, otimizar o tempo e centralizar todas as operações.

No fundo, um bom software de gestão de manutenção é um autêntico canivete suíço. Portanto, não é um ataque de honestidade que nos leva a concluir que encontrar um software que corresponda a todas as suas expectativas não é uma tarefa fácil. É puro realismo. 

Mas não sendo uma tarefa fácil, é algo cuja importância não pode subestimar. Um software de manutenção pode ser crucial para otimizar o seu trabalho (e o de toda a sua equipa!) no dia-a-dia e os clientes da Infraspeak são prova disso mesmo! Mas isso só foi possível porque souberam escolher o CMMS com a estrutura e as funcionalidades mais apropriadas para as suas equipas.

Se está em fase de decisão, há algumas coisas que deve ter em consideração na escolha da ferramenta ideal.

1. Decida quais são os seus objetivos ao adotar um software de manutenção. 

Independentemente da solução que venha a escolher, deve ter bem claros os seus objetivos. O que pretende fazer e melhorar com um software de gestão de manutenção? Que tipo de operações quer agilizar? Que equipas vão beneficiar mais do software? Qual é a dimensão da sua empresa e o seu papel no mercado? Por outras palavras, precisa de um software extremamente completo, para gerir vários edifícios, clientes e fornecedores, ou essas seriam funcionalidades que não fazem sentido no dia-a-dia da sua empresa? 

Não há uma solução única que funcione para todos. Se trabalha na área do retalho, faz sentido ter um software que lhe permita fazer a gestão de stocks; já uma empresa de assistência técnica privilegia a comunicação entre as diferentes equipas e a capacidade de gerir tarefas de manutenção corretiva e preventiva. Para escolher o software de manutenção certo para a sua equipa, nunca deve perder os seus horizontes e objetivos de vista. 

2. Quem é que vai usar o software de gestão de manutenção?

Este é o passo lógico depois de delinear os seus objetivos. Quando já tiver claro o que pretende alcançar com o CMMS, pense em quem o vai usar e em como  essas pessoas trabalham: a escolha acertada é a opção mais user-friendly para a sua equipa.

Em que situações é que a sua equipa vai usar o software? Ter acesso a um computador é suficiente, ou vantajoso ter toda a informação necessária na palma da mão a qualquer momento? Estão sempre ligados à internet, ou é conveniente funcionar também offline? A troca de informação em tempo real entre a equipa é imprescindível? Estas perguntas são vitais para decidir a sua ordem de prioridades: uma app nativa, um programa que também funciona em telemóvel, um software baseado na cloud, integração com outro(s) software(s) já utilizado(s) pela empresa, etc. Também é importante ter bem claro como será o processo de transição – isto é, se a empresa que desenvolve o software presta assistência na fase de onboarding

3. Que referências existem de cada software? 

A partir do momento em que já sabe exatamente do que está à procura num software de gestão manutenção, pode fazer uma pequena shortlist dos CMMS que cumprem esses requisitos. Depois, só há uma palavra de ordem: investigar, investigar, investigar. Leia reviews de outras empresas que utilizam o mesmo software, case studies e outros materiais que as empresas possam disponibilizar. É importante saber que está a escolher um parceiro de confiança e que garanta a segurança dos seus dados.

Quando a shortlist estiver reduzida a 2 ou 3 hipóteses, não tome uma decisão final sem antes pedir uma demonstração. Idealmente, conseguiria ver como o sistema funciona e perceber qual das interfaces é mais intuitiva, o que mais valoriza em cada uma das opções e quais as suas expetativas. 

Estes três passos são imprescindíveis para chegar a uma conclusão sobre qual é o melhor software para a sua equipa. Mas, como a sua equipa e as suas necessidades não serão sempre exatamente iguais ao que são hoje, precisamos de chamar a atenção para algumas funcionalidades que vão ajudar a sua empresa no futuro.

Características que deve procurar num CMMS para o futuro da sua empresa

1. Adaptabilidade.

O que acontece quando a sua empresa expandir? Procure um software de manutenção que possa crescer consigo à medida que a sua empresa escala e o número de ativos aumenta. Existem vários CMMS que têm diferentes planos e que permitem essa escalabilidade. Outros, como o Infraspeak, estão divididos em diversos módulos completamente personalizáveis. Assim, quando o seu negócio mudar, basta adaptar o software conforme necessário. 

2. Atualizações.

É impossível prever as atualizações que cada CMMS vai sofrer, mas de um modo geral — e isto é válido para qualquer produto de TI — é uma boa política procurar fornecedores que se atualizam constantemente. Isso significa que há mais probabilidade de o software de manutenção estar recetivo a sugestões dos clientes e de vir a ser integrado com tecnologias de ponta no futuro. 

3. Histórico & Relatórios. 

Não menospreze a capacidade de gerar relatórios automáticos e armazenar o histórico das intervenções anteriores. Estas ferramentas de análise são fundamentais para perceber o que está a correr mal (ou menos bem), que mudanças deve implementar e qual tem sido a evolução da performance da equipa de manutenção.

Além disso, é importante ter acesso a indicadores de stock, custos de manutenção, consumos energéticos ou outros fatores que potenciem a tomada de decisões informadas por parte do gestor de manutenção e da administração.

4. Foco na manutenção preditiva.

A manutenção preditiva e a manutenção preventiva são essenciais para diminuir as suas despesas com manutenção. Um software de manutenção que ajude a prever quando é que vai precisar de repetir determinadas tarefas e que as calendariza é um grande passo para conseguir um ROI ainda mais alto.

Com esta informação em mente, não temos dúvidas de que será capaz de escolher o software de manutenção mais adequado para a sua equipa e para as suas operações.

Se está curioso para saber mais sobre o Infraspeak, fale connosco!