Benefícios de realizar uma auditoria com um software de automatização

Benefits of conducting an audit with automation software.
Black businessman using computer laptop

Uma auditoria é realizada para garantir que determinado produto ou serviço cumpre todas as regras e padrões estabelecidos. Sendo, tradicionalmente, um processo complexo e moroso, toda a ajuda para simplificar o seu planeamento, execução e análise é bem-vinda. Neste sentido, reunimos as principais vantagens de realizar uma auditoria com um software de automatização.

A auditoria é, por norma, um recurso cuja função básica é o apoio à gestão da organização e que serve para avaliar e melhorar a eficácia dos processos – desde a segurança a questões de higiene, por exemplo. Pode ser realizada internamente ou por entidades externas, que estão encarregues de garantir a conformidade de todas as etapas do serviço oferecido ao cliente.

Como pode um software de automatização ajudar neste processo?

Com o apoio de um software de automatização, como o Infraspeak, as auditorias tornam-se muito mais simples. Basta criar as perguntas, atribuir pesos a cada resposta, criar um trabalho do tipo “Auditoria” – plano ou cíclico – e analisar o relatório que se gera, automaticamente, com os resultados em percentagem e/ou em valor absoluto. Já não são necessários papéis, tarefas de arquivo e de troca de informação complexas, nem as intermináveis folhas de Excel.

Além da criação de perguntas de escolha múltipla, é possível selecionar escolhas pré-definidas e automatizar o reporte de avarias com base nas respostas dos técnicos. Por exemplo, se a questão for “todos os ar condicionados estão a funcionar?” ou “todas as lâmpadas estão a funcionar?” e a resposta for “não”, pode definir-se que, automaticamente, é aberta uma avaria no sistema.

De uma perspetiva qualitativa, as auditorias internas de qualidade são um agente de mudança indispensável para quem coordena as operações e permitem identificar oportunidades para eliminar ações desnecessárias ou que não são realizadas da forma mais produtiva. E na prática, para os técnicos no terreno, pouco ou nada muda com o software de automatização. Os passos do processo de auditoria são semelhantes aos tradicionais, apenas com uma logística otimizada.

De notar ainda que é possível realizar auditorias a locais ou a equipamentos, garantindo a qualidade e conformidade dos serviços e, principalmente, a satisfação dos clientes.

Além deste apoio interno, um software de automatização como o Infraspeak permite produzir relatórios e documentos que auxiliam o controlo da qualidade e a obtenção e manutenção de certificações e regulamentos legais, como o Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP). É possível consultar todos estes ficheiros, de forma simples, digital e numa única plataforma, sempre que requisitados por auditores externos.

Um software de automatização pode apoiar tanto as auditorias internas como externas. Se, por um lado, ajuda a garantir o pleno funcionamento das operações e a gerir atividades, dados e processos de forma mais simples e intuitiva, por outro, ajuda a organização a estar melhor preparada para as avaliações externas.

O principal objetivo é garantir a total satisfação dos clientes, através da otimização das operações numa plataforma user friendly e com foco nos resultados, em que é possível comparar, continuamente, os resultados reais com os resultados ideais.

Para saber mais sobre este tema, fale com um dos nossos especialistas: infraspeak.com.