É possível ter um ambiente de trabalho sem papel? Essa pergunta tem sido muito discutida pelas pessoas, organizações e pelos governos, devido à preocupação crescente na utilização de melhores recursos.

Quem trabalha com TI sabe que é possível fazer uma transição completa para o meio digital. Então, só falta convencer os outros departamentos e começar a implementar ações em direção à sustentabilidade.

Quer mais argumentos e informações para ser a origem dessa mudança? Confira neste artigo!

A sustentabilidade empresarial

Sustentabilidade empresarial é um conceito que diz sobre práticas, ferramentas e estratégias que permitem o uso consciente e autossuficiente de recursos naturais para a produtividade rotineira do negócio.

Essa é uma questão importante por dois motivos:

  • a empresa alinha suas ideias e sua cultura a uma mentalidade de futuro, garantindo que os recursos utilizados hoje estejam disponíveis em qualidade e quantidade nas próximas décadas;
  • é uma estratégia que gera economia de custos na empresa e a otimização da operação, aliando a consciência ambiental com resultados reais para a empresa.

Por isso, o conceito de sustentabilidade empresarial precisa ser compreendido e valorizado por todos os diretores. Essa é uma forma de garantir eficiência hoje e viabilidade amanhã.

Os desafios da sustentabilidade nas empresas

Mesmo apresentando essas vantagens para os colaboradores, a questão da sustentabilidade ainda enfrenta muita resistência dentro de empresas. Para resolver isso e conseguir implementar as ações sustentáveis no dia a dia do escritório é preciso superar três desafios principais.

Cultura de sustentabilidade

A primeira coisa a fazer é incentivar a relação dos seus colaboradores com essa questão. Difundir essa cultura pode ser um processo um pouco demorado e difícil, mas que trará grandes resultados práticos na participação de todos os departamentos em função de um objetivo.

Base estratégica de processos produtivos

Com profissionais engajados, fica muito mais fácil economizar, evitar desperdícios, reduzir, cortar gastos. Mas esse ganho, para ser real, está nos detalhes. Afinal, grandes mudanças na forma como a empresa funciona fazem muita diferença. Mas e os pequenos desperdícios do dia a dia?

O segundo grande desafio é espalhar essa ideia sustentável por todos os processos produtivos e gerenciais, buscando formas de eliminar tarefas desnecessárias, encurtar caminhos, diminuir a burocracia interna. É na hora de somar esses pequenos ganhos que se tem um impacto real no todo.

Apoio da tecnologia

É nisto que você precisa focar na hora de conversar com as outras diretorias: a necessidade do apoio tecnológico. Isso porque, além de gastar menos recursos físicos, a tecnologia aproxima profissionais com uma mentalidade sustentável e traz ao negócio ferramentas que transformam e otimizam processos.

Os passos para um trabalho sem papel

Apresentamos os desafios a serem superados, mas o que fazer para vencê-los e criar, a partir disso, uma cultura sustentável no negócio? Veja, a seguir, dicas importantes para fazer sua empresa reduzir o uso de recursos e se tornar mais eficiente.

Utilize um bom software de gestão integrada

Os ERPs, além de grandes ferramentas para elevar a gestão e a operação empresarial a um novo patamar, são perfeitos como o centro de uma estratégia sustentável no negócio. Isso porque eles são capazes de integrar e centralizar a produtividade, além do seu monitoramento e o registro de execução de processos e tarefas. Ou seja, grande parte da sua função elimina muito da necessidade de utilizar papeis, pastas, planilhas físicas, entre outros recursos.

Invista na nuvem e digitalize

Essa mudança para um ERP culmina com a transformação digital. Digitalizar documentos, relatórios, prospectos, planilhas: tudo isso significa menos papel em circulação dentro do escritório.

É um ganho, inclusive, em relação à limitação de espaço físico em uma empresa. O investimento em cloud computing gera uma capacidade de armazenamento de dados impossível de ser feita em papel. A gestão se torna mais baseada em dados, mais ágil e, em paralelo, mais sustentável.

Aposte em ferramentas de colaboração remota

Memorandos, atas, relatórios: esse tipo de documento rotineiro já foi um dos grandes responsáveis por gasto de papel no passado, mas hoje podem ser substituídos completamente pelo meio digital.

Ferramentas de comunicação e colaboração aproximam os profissionais. Não é preciso mais preparar, imprimir e enviar uma informação, o que significa agilidade na produção e alinhamento maior entre departamentos.

Implemente assinatura digital

Nem mesmo os documentos mais importantes precisam ser impressos hoje em dia. Já existem diversas ferramentas de assinatura digital, inclusive com certificação para garantir legitimidade legal e segurança. Considerando isso, por que não apostar nesse tipo de estratégia?

Identifique os desperdícios e reduza-os ao máximo

Mesmo implementando tecnologia e introduzindo processos mais eficientes, ainda existem pequenas ilhas de desperdício em negócios que não vão a fundo em sua utilização de recursos.

Por exemplo: o reaproveitamento de papel é muito importante para a sustentabilidade. Por que não, então, reaproveitar o outro lado de impressões erradas para imprimir informações menos importantes ou não-oficiais?

Até mesmo a disposição de móveis pode fazer diferença, permitindo mais luz natural nas estações e reduzindo gasto com energia. Ou até o investimento em equipamentos mais sustentáveis. Cada pequena ação como essa faz muita diferença para a empresa e para o planeta.

A tecnologia como saída para a sustentabilidade

Tecnologia e sustentabilidade andam juntas. Se muito da resistência a esse pensamento vem de uma perda de conforto pessoal ou desempenho empresarial em prol do coletivo, a saída para convencer do contrário é investir em computadores, sistemas e softwares que economizem recursos ao mesmo tempo que aumentam a praticidade e produtividade em nossas rotinas.

Sim, é possível criar um ambiente de trabalho sem papel. E essa estratégia não só ajuda o planeta como traz otimização e eficiência para a empresa. Portanto, é essencial conscientizar todos os colaboradores sobre essa importância!

Quer saber mais sobre a relação entre tecnologia, sustentabilidade e futuro? Então, fique ligado em nosso blog e veja como a economia circular pode ajudar o seu negócio.