O que faz o mundo de hoje ser muito diferente do mundo de 50 anos atrás? Certamente sua resposta será: A tecnologia. E de fato, a união da técnica e do saber, produz novos objetos e modifica o ambiente, com vista a satisfazer as necessidades humanas. 

Diante disso, notamos uma crescente mudança nos modelos de negócio que priorizam investir em ferramentas que além de atender as necessidades da empresa, possam potencializar seus processos e assim ganhar vantagens competitivas.

Isso porque hoje vivemos cada vez mais a lógica de “fazer mais com menos”, menos tempo que é fator decisivo em muitos casos, menos investimentos, menos processos, menos gastos… aquele negócio que consegue otimizar suas etapas, aumenta sua vitalidade e abre espaço para criar ou implementar novas possibilidades e se diferenciar frente à concorrência. 

Não à toa, que segundo uma pesquisa realizada pela Ancona com 150 empresas de médio porte de diversos segmentos, 89% afirmam que será necessário investir em tecnologia. Isso demonstra como os gestores têm percebido que não é mais possível conduzir seus negócios sem adotar novas ferramentas e metodologias. 

Se você quer manter seu negócio saudável e crescente, é preciso ter o controle de todos os seus processos para identificar os gargalos entre eles, e a partir de então buscar por inovar aquilo que já não está sendo mais eficiente, e assim aumentar seus resultados. É justamente esse caminho que queremos apresentar nas próximas linhas por aqui. 

Identificando as falhas na gestão e operação dos processos 

Para identificar falhas em um processo, é preciso entender um princípio: sem controle não há análise, sem análise não há como medir o que está performando como deveria ou não. 

De modo geral, quando há funções que dependem de ações humanas elas tendem a ter um índice maior de falhas, isso porque você não consegue controlar e garantir a exatidão do

cumprimento daquela tarefa feita por um ser humano assim como você faz com uma máquina.

 Isso nos faz entender que precisamos ter um acompanhamento maior daquelas funções executadas por pessoas, e isso não é um problema, basta a empresa aderir algumas tecnologias que podem captar informações de desempenho dos seus colaboradores e acompanhá-las. 

Quando falamos da gestão de uma frota, por exemplo, temos uma equipe externa que deve operar conforme estabelecido pelo gestor, se os veículos não são rastreados os processos dessa operação podem ser executados conforme o motorista quiser, podendo gerar multas por excesso de velocidade, ou atrasos nas entregas… se essas multas não forem gerenciadas e pagas dentro do prazo, a empresa poderá pagar até 3 vezes o valor da mesma. 

Então, nesse caso, algumas maneiras de você, gestor, evitar esse gasto desnecessário é primeiramente implantar um sistema de controle nos seus veículos para que desse modo seus colaboradores não venham infringir a lei, e caso isso venha acontecer você possa ter o controle e gerenciamento dessas multas para não acumularem. 

Se o seu colaborador leva mais tempo atendendo um cliente do que outro, você como gestor, precisa ter isso planejado para que ao traçar uma rota o cumprimento dela se torne viável dentro do prazo estabelecido. Portanto, um ponto importante a se considerar para evitar falhas ao criar rotas na sua operação, é identificar quais clientes atrasam mais ou qual a média de atendimento que o seu colaborador faz em determinado período. 

Centralizar as informações é um passo importante para quem quer identificar as falhas e mais que isso, evitá-las! É por isso que cada vez mais, as empresas tem adotado softwares que captam e concentram as informações em uma única plataforma, possibilitando o cruzamento de dados e auxiliando o gestor na análise de performance. 

E se estamos falando em identificar falhas na gestão e operação, não podemos deixar de considerar os sistemas de manutenção computadorizados, que auxiliam, e muito, os gestores a manterem os equipamentos funcionando em perfeita ordem e evitando tempos ociosos. O planejamento das manutenções dos ativos da empresa é fundamental para evitar falhas na operação e queda na produtividade.  

Tradicional x Inovação 

Talvez você esteja se perguntando: mas minha gestão funciona no modelo tradicional, será que preciso mesmo inovar? Bom, se pensarmos que diante do avanço da tecnologia de informação a cada ano a lógica de mercado tem se tornado cada vez mais dinâmica, continuar em um modelo que foi desenvolvido para anos atrás pode significar um atraso nos resultados do seu trabalho. 

Não é que o tradicional não funcione, mas com a criação de novas ferramentas como softwares de gestão e operação, por exemplo, seu trabalho será otimizado pois essas tecnologias permitem automatizar processos que manualmente são menos ágeis e não permite a ação no momento necessário. 

O gerenciamento de processos por meio dessas ferramentas inteligentes geradoras de dados, promove a mobilidade na gestão ao receber informações em tempo real permitindo agir no momento certo em tempo hábil, concentrando esforços em ser mais eficaz. 

Desse modo, sua gestão tende a eliminar gargalos e garantir o nível de desempenho acordado entre clientes internos e externos. 

 A importância de centralizar informações 

Não tem coisa pior do que você gastar muito em algo que poderia ter evitado, né? Ou desprender tempo corrigindo falhas ao invés de investir tempo produzindo. 

 É por isso que centralizar as informações é tão importante. É muito mais fácil controlar os processos quando os seus dados estão agrupados do que espalhados em diversas plataformas.

Controles internos como: documentos, custos, manutenções, multas, pneus, equipamentos de gastos frequentes, e controles externos como: coletas, entregas, serviços e visitas, podem ser facilmente feitos por meio de softwares de gestão e operação simplificando a análise e organização dos gestores, diminuindo o risco de perder informações e tomar decisões precipitadas. 

Dentro de uma empresa, cada setor envolvido e como uma engrenagem, se um parar, atrasa todos os outros. Por isso, é essencial se ter uma visão holística para potencializar a produção de dados concisos viabilizando a gestão eficiente e assim podendo executar ações mais assertivas e evitar gastos desnecessários. 

Vale conferir o e-book: Manual da Gestão e Manutenção de ativos, onde contém detalhadamente ações para aumentar o tempo produtivo e diminuir tempo perdido. 

 Ações eficientes aumentam resultados 

Bom, como o título desse artigo já diz, a função de inovar na área de gestão e operação com softwares completos é: otimizar os processos!  

E otimizar processos entende-se com tomar ações com base em dados concisos e de modo estratégico, a fim de não só manter “a casa em ordem” mas aumentar resultados com menos recursos e mais eficácia, afinal, é com base em resultados que uma empresa se mantém ativa. 

Seu trabalho como gestor se torna também muito mais prazeroso e ágil, quando se segue a lógica de otimizar aderindo ferramentas que auxiliam na sua gestão. Pois você tem maior controle das operações, garantindo o resultado esperado e evitando gastos desnecessários. 

É possível também, mensurar o retorno das suas ações e das ações de seus colaboradores e assim elaborar planejamentos estratégicos garantindo a excelência no seu atendimento, mantendo a preferência do seu público e a receita da sua empresa. 

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