A manutenção preventiva é uma das estratégias de planejamento que uma empresa deve considerar para evitar possíveis interrupções e prejuízos financeiros. Isto porque todo e qualquer ativo deve ser cuidado, uma vez que o uso pode causar desgastes, quedas de desempenho e até mesmo defeitos.

Dentre os passos para definir uma estratégia de manutenção ideal está o planejamento do trabalho, que vai determinar o cumprimento dos cronogramas estabelecidos. Garante-se assim, a capacidade de produção frente a necessidade de revisão do ativo.

O que é manutenção preventiva

É um a ação planejada que determinará um conjunto de procedimentos e avaliações periódicas de revisão, correção ou substituição dos equipamentos e/ou aparelhos da empresa. O principal objetivo deste tipo de manutenção é o de evitar ou impedir falhas que possam comprometer a produtividade.

Os fatores que auxiliam Técnicos e Gestores de Manutenção a optar pela manutenção preventiva são os custos envolvidos. Dependendo da criticidade do ativo, pode haver um elevado custo financeiro ter o equipamento danificado e a produção parada. Geralmente, a escolha desta (ao invés da Corretiva ou Preditiva), é a redução de custos a longo prazo.

Mas será que esta ação se aplica aos diversos setores? A resposta é sim. Independente de ser comercial ou industrial, é possível determinar e aplicar ações de manutenção para evitar danos. Afinal, “é melhor prevenir do que remediar”.  Entenda como se aplicam para o varejo, hotelaria, indústria e sistemas de AVAC.

Varejista

No caso do varejo, assim como nos demais, o princípio continua a ser o mesmo: evitar imprevistos e gastos desnecessários. Em específico, considera-se as possibilidades de panes nos equipamentos (como computadores, caixas registradoras e sistemas operacionais), para que seja possível elaborar uma frequência de atualizações e manutenções.

A partir deste ponto é possível criar relatórios de registro de atividades para análises de previsões de gastos e reposições. Identifica-se as práticas inadequadas para com os ativos (equipamentos) e otimiza-se a produtividade como um todo, estabelecendo regras e orientações de execução.

Também é estabelecido um sistema de acompanhamento do estoque, com o objetivo de evitar as rupturas. A empresa garante o seu funcionamento, assim como mantém a credibilidade e confiança frente aos seus clientes.

Hotelaria

Existe uma regra, conhecida como 80/20, que se aplica na perfeição no que diz respeito a Gestão Hoteleira. É preciso criar uma dinâmica no setor, no qual a manutenção preventiva será capaz de planear 80% das tarefas e, apenas 20% estará fora deste plano. Ou seja, um pequeno percentual poderá usufruir dos benefícios da Manutenção Corretiva, sem perdas ou grandes prejuízos para o negócio.

O impacto e as intervenções planejadas terão como foco a satisfação e experiência positiva dos hóspedes. Considera-se o quarto como o ativo mais crítico, assegurando que não haja imprevistos e constrangimentos para ambas as partes.

O foco, neste caso em específico, serão os sistemas de ar condicionado (quente ou frio); iluminação; rede hidráulica e infraestrutura (quarto, dependências comuns, cozinhas e recepção), por exemplo. Veja os detalhes de como aplicar ações preventivas em hotéis.

Industrial e Sistemas AVAC

Estes talvez sejam alguns dos setores que mais investem em estratégias de manutenção devido às proporções negativas que uma falha ou inutilização dos equipamentos podem causar. No caso das indústrias, principalmente aquelas que produzem em largas escalas. Já no caso dos AVAC’s, quando o sistema é instalado em grandes edifícios.

Portanto, de forma geral, todas as vantagens e desvantagens da manutenção preventiva se aplicam para este setor. Diferentemente do Varejista e Hoteleiro, que requerem ações muito específicas e direcionadas (não são para equipamentos em si, mas sim para instalações e quartos, por exemplo).

Dedica-se o planejamento de manutenção para garantir a eficiência dos equipamentos e sistemas; cria-se uma periodicidade para reduzir as necessidades de reparos e/ou substituições; aumenta a vida útil dos equipamentos e, consequentemente, economiza-se tempo e dinheiro.

Mas não confunda! Não significa que existem setores que esse tipo de ação é mais ou menos importante. Todas elas visam objetivos comuns: projeção positiva do negócio. E cada estrutura exige tratamento e ações específicas.

Outros tipos de manutenção

Existem 3 tipos principais de manutenção, sendo elas a Preventiva, a Corretiva e a Preditiva. Antes de escolher uma estratégia (ou mais) para garantir o sucesso do negócio, é preciso considerar e ponderar as necessidades da empresa. Ou seja, qual a disponibilidade do investimento para esta ação?

Manutenção Corretiva

Como o próprio nome já sugere, ela irá corrigir os defeitos e avarias, depois que eles já tiverem acontecido. Desta forma, avalia-se a necessidade de reparo ou substituição, de acordo com o que for pretendido.

A manutenção corretiva pode ser considerada como uma estratégia viável, quando os ativos da empresa são de baixa criticidade. Ou seja, não comprometem o desempenho e a produtividade, assim como não causam prejuízos financeiros consideráveis.

O interessante deste tipo de planejamento é o fato de que pode estar (ou não), associadas às demais estratégias. Algumas empresas no mercado possuem ativos de vários níveis de criticidade, que devem ser considerados na hora de escolher a melhor manutenção.

Se ainda não está claro os motivos pelos quais deve escolher (ou não) o tipo de manutenção ideal para a sua empresa, informe-se sobre as vantagens da manutenção preventiva vs corretiva.

Manutenção Preditiva

Este tipo de planejamento é muito similar ao da manutenção preventiva. Ambos realizam ações antes da ocorrência de avarias ou problemas de funcionamento. Porém, ao invés de estabelecer calendários e rotinas periódicas de manutenção, ela estabelecerá ações de acordo com as condições reais do ativo.

A manutenção preditiva, também conhecida como Manutenção Baseada nas Condições irá avaliar e monitorar os equipamentos, para então estabelecer uma tomada de decisão (reparo ou substituição). Mas apenas quando necessário. Apesar de parecer mais econômica, ela exige que a empresa tenha especialistas capazes de coletar e processar as análises correspondentes à vida útil dos equipamentos.

Uma das vantagens da manutenção preditiva sobre preventiva é que ela economiza tempo e dinheiro no que diz respeito às interrupções programadas periodicamente. Desta forma, somente é realizadas ações, quando há a necessidade. Sem que haja a obrigatoriedade de investimentos desnecessários. Basta ter uma equipe responsável e competente.

Vantagens e benefícios

De forma geral, existem quatro benefícios relacionados com os equipamentos da empresa, considerando sempre a sua vida útil. Ou seja, desacelera o processo de desgaste; garante o desempenho técnico máximo; reduz os riscos de estragos e prioriza a conservação dos ativos. Também existem vantagens da manutenção preventiva, e elas estãos associadas diretamente com a empresa (e não somente com os ativos).

1. Confiabilidade e redução de problemas

Uma vez que o processo de manutenção é estabelecido (programado) dificilmente a produtividade da empresa será colocada em causa, pois os defeitos são identificados logo no seu começo. Com isso remedia-se com o objetivo de evitar prejuízos.

Outra vantagem associada a este tópico é o aumento da vida útil do equipamento, como já citado anteriormente. Desta forma ele se torna mais eficiente, sustentável e lucrativo; tópicos esses essenciais e que determinam a próxima vantagem: economia.

2. Economia

Não apenas a economia no sentido de precisar substituir um equipamento “de última hora”, mas sim dos recursos utilizados para o manter em funcionamento. Peças desgastadas acabam por consumir mais (energia ou recursos hídricos, por exemplo). Além é claro de reduzirem a capacidade total produtiva.

3. Conservação dos ativos

As revisões periódicas serão capazes de determinar se existe ou não a necessidade de reparo ou substituição do ativo. Aproveita-se melhor a sua vida útil ao realizar etapas de manutenção preventiva. Estabelecer este plano faz com que a manutenção, limpeza e cuidado com os equipamentos sejam eficientes.

4. Planejamento

Este tipo de manutenção permite que os Técnicos e Gestores responsáveis criem planos a longo prazo, de acordo com o negócio da empresa, com calendários anuais, bi ou trianuais. Desta forma é possível calcular a relação dos custos, despesas e onde serão alocados os recursos para desenvolvimento.

Também permite que todos tenham informações precisas sobre a operação e sua produtividade. Permitindo ainda que ele disponibilize uma parte do seu tempo de trabalho para buscar por melhorias de produção, infraestrutura e aquisição de novos recursos e equipamentos.

5. Equipe envolvida e motivada

Por último, mas não menos importante, está a gestão eficiente da equipe, no qual todos os colaboradores estarão envolvidos, cientes e participativos. Uma empresa que opera sem constrangimentos e necessidades de ações corretivas gera, automaticamente, motivação e sensação de dever cumprido. Ela se torna eficiente naquilo que se propôs a fazer.

Desvantagens

Apesar dos retornos positivos, existem desvantagens ao optar por esse tipo de manutenção. Ela reduz sim, as probabilidades de um equipamento ser danificado durante o processo. Entretanto, por não se basear na condição real dos mesmos, podem promover ações desnecessárias e dispendiosas (tempo, recurso e dinheiro).

Aquando da data prevista de manutenção, de acordo com a ação pré-determinada, haverá a substituição e/ou reparo do equipamento. Mas não será possível determinar (antes de o fazer), se a ação é realmente necessária.

É preciso considerar e responder a uma clássica pergunta: quanto se está disposto a arriscar? Isso porque podem haver, sim, ações desnecessárias. Mas, em algum momento, ela irá prevenir um “desastre”. E aí sim você não terá o prejuízo, pois estabelece previamente as ações para que isso não aconteça ou seja minimizado.

Custos da Manutenção Preventiva

Apesar de cada empresa possuir os seus ativos, tipos específicos de estratégia e investimento, é possível calcular o principal índice de manutenção preventiva, para ser possível determinar quais os custos médios. A tomada de decisão é mais eficiente e assertiva.

Optar por esse tipo de manutenção significa ter uma previsibilidade orçamentária baseada no custo, tempo e investimento necessário para que ela seja bem sucedida. É preciso realizar uma espécie de rastreamento, para garantir todo o plano. Este rastreamento inclui considerar se haverá a necessidade de aquisição (ou não) de peças, realização de visitas programas (e com qual periodicidade) e quais indicadores de performance de manutenção serão avaliados e medidos.

Geralmente essa estratégia tem o custo entre 1% e 3% do valor total do equipamento. Mas não pode ser deixado de contabilizar fatores externos que podem influenciar, mesmo que indiretamente, essa porcentagem. São os aspectos geográficos, natureza das instalações, o tipo do negócio e as formas de utilização dos ativos.  

Também é preciso calcular o tempo gasto para a realização da intervenção planejada. Normalmente, para que ela aconteça, é preciso que o equipamento esteja parado. Ou seja, não haverá produção e, consequentemente, lucro durante esse período. A média que deve ser calculada, nestes casos representa um percentual de 28% do custo da manutenção preventiva.

Apesar do custo-benefício se justificar é preciso determinar para quais ativos esta é a melhor estratégia (em detrimento da preditiva). Considerando todos os equipamentos de uma empresa, normalmente 11% realmente necessitam desse tipo de intervenção. A grande maioria (os de criticidade alta) necessitam da manutenção do estado real do equipamento e não apenas de uma previsão.

Para que não sejam realizados gastos desnecessário é preciso considerar o Tempo Médio Entre Falhas (MTBF), quando o fator tempo é o determinante para a estratégia. Ao contrário dos casos em que a manutenção decorre depois de uma determinada quantidade de utilização (número).

Nesse sentido, o registro de dados históricos é essencial para que seja criado um fluxograma de intervenções com base na vida útil dos ativos. No caso de maquinários grandes, fazer uma subdivisão em conjuntos ajuda a minimizar os custos. Ao invés de fazer o todo, escolhem-se partes para que o trabalho seja otimizado.

Eficiência e economia

Por ser um método de prevenção e não análise da real condição do equipamento, é preciso respeitar o cronograma de modo a garantir sua eficiência e confiabilidade. Caso contrário os custos podem ser comprometidos.

Portanto, lembre-se de que, cada vez que aconteçam estas ações, um relatório deve ser armazenado como dados históricos. O objetivo é poder analisar para desenvolver melhorias, como por exemplo, de precisão. O resultado poderá ser notado economicamente.

O destaque deste tipo de manutenção vai para o seu viés de sustentabilidade, como já mencionado. Uma vez que os equipamentos funcionam em perfeito estado, há a redução considerável de emissão de poluentes (no caso das indústrias) e eficiência energética (nos demais setores).

Como planejar

Para que haja sucesso é preciso determinar e seguir um Plano de Manutenção Preventiva (PMP). Este plano deve conter todos os ativos da empresa, levando em conta os históricos de revisões e alterações.

No caso de ser a primeira manutenção (ou início desse plano), tenha atenção em apontar o histórico de desempenho dos últimos meses. Desta forma será possível observar padrões de funcionamento, assim como redução da capacidade de produção. Tornando o plano ainda mais eficiente.

Os dados permitirão determinar os prazos de manutenção de acordo com cada tipo de ativo. Ao longo de um ano será necessário fazer quantas intervenções e de quanto em quanto tempo? Mensal, bimestral, semestral ou anual? Esta é a primeira etapa e facilitará a realização da próxima.

Que por sua vez consiste em dividir os ativos por grupos, sejam eles por “famílias de equipamentos” ou então pela periodicidade da manutenção. Garante, desta forma, que todos os ativos sejam revisados de acordo com o cronograma estabelecido. Em alguns casos, principalmente de ativos industriais, a manutenção preventiva pode ser dividida em etapas diferenciadas por questões de segurança, integridade e continuidade de produção.

Esta ação facilitará a terceira etapa de criação do plano, que tem como objetivo determinar a função de cada ativo. A partir desta informação, o que será necessário realizar e qual o tempo médio gasto para concluir as tarefas. Esta etapa está diretamente interligada com os custos – se for realizado de forma lenta ou sem planejamento, reduz a produção e o ganho.

Quando a lista estiver pronta, completa e com todas as informações relevantes é preciso determinar quais serão os ativos de manutenção preventiva (e quais poderão ser corretivas ou preditivas). Este é o principal desafio do Técnico ou Gestor de Manutenção. Ele deve determinar e garantir que o plano seja executado dentro dos prazos.

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Como implantar

Agora que você já sabe como elaborar o seu plano, tendo em consideração o estado atual dos seus ativos, siga esta linha do tempo para garantir que todas as metas estabelecidas sejam cumpridas, nos prazos exatos:

  1. Levantamento de informação: quais são os ativos e seus respectivos índices de criticidade; quais são os históricos de avarias e/ou manutenção; os tipos de ocorrência mais comuns e quais as equipes envolvidas.

É muito importante listar todos os ativos para que seja possível determinar os mais importantes. Essa lista ajudará a definir aqueles que devem ser priorizados. Por exemplo, no setor hoteleiro, não pode acontecer de um cliente ficar machucado, devido a sua cama que quebrou. Com a manutenção preventiva, esse item será acompanhado e inspecionado para que não aconteça.  

  1. Checklist de Manutenção: quais são os grupos de equipamentos; qual a periodicidade de ações de intervenção; quais os tipos de intervenção.

É muito importante determinar quem executará as tarefas de manutenção. Como por exemplo, uma equipe especialista interna. Ou será necessário realizar a contratação de equipes externas? Na altura da manutenção, qual será o tempo gasto para realização da tarefa? Essa relação deverá ser estimada, planejando o custo-benefício da produtividade reduzida.

  1. Custos: quanto custa os materiais e peças necessários; a mão de obra; encargos trabalhistas; índices de segurança no trabalho (ações exigidas) e os softwares que serão utilizados.

Sempre considerando os itens do checklist. Com estas etapas acima descritas e concluídas, será possível calcular os custos da manutenção preventiva e respectiva execução do plano.

  1. Cronograma: quais os equipamentos serão incluídos no plano; qual a periodicidade das ações; qual será a calendarização final.

Considerando qual será o investimento realizado no setor da manutenção preventiva (budget) e os custos para realização das tarefas em conformidade, determina-se a periodicidade e o cronograma de execução.

  1. Execução e acompanhamento: coloca-se em prática o plano.

Não basta realizar as ações de prevenção, respeitando os prazos. É preciso acompanhar de perto todas as etapas e, principalmente, o intervalo entre as mesmas. Trata-se de uma recolha constante de dados para registro e análise. Desta forma será possível ajustar e otimizar as ações de manutenção preventiva.

Entretanto, com o passar dos meses, esse cronograma pode ser repensado, aferido e ajustado de acordo com os novos dados recolhidos, avaliação dos indicadores de performance e o desempenho dos equipamentos. Estas são as principais janelas de oportunidade para melhoria e desenvolvimento.

Ao executar este plano, a empresa se tornará cada vez mais segura e confiável, prezando sempre a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos.

A importância da manutenção preventiva para o seu negócio

É por meio da implementação das ações de manutenção preventiva que o Técnico ou Gestor de Manutenção será capaz de monitorar os equipamentos, assim como realizar medições para análises técnicas e estatísticas.

A importância reside no fato de que as probabilidades de falhas, degradação de equipamentos, queda de performance e prejuízos financeiros sejam reduzidos. A empresa estará usufruindo do seu máximo potencial de eficiência, assim como reduzindo gastos e aumentando o lucro.

Independente do setor – varejo, hoteleiro, industrial ou de sistema AVAC – todos os envolvidos estarão satisfeitos com o aumento do indicador de confiabilidade (do equipamento e de mercado). O resultado interno será o de uma equipe motivada e empenhada, pois os seus esforços serão notados e o envolvimento, necessário para garanti-lo.

Cria-se um ciclo benéfico e poderoso. Esse clima reflete-se externamente, também, para com os clientes, que estarão satisfeitos com os produtos e serviços oferecidos. Até mesmo no caso das indústrias.