Técnico de manutenção analisa indicadores de um sistema de climatização
Reparo em um sistema de climatização

Os indicadores de performance de manutenção ou KPI (Key Performance Indicators) são determinados e utilizados para mensurar o desempenho de uma determinada ação. Podem mensurar desde o tempo gasto numa parada (prevista ou não), até o processo de evolução produtiva.

As métricas de manutenção vão variar de acordo com a empresa, seus objetivos, estratégias criadas e o plano de ação definido. Entretanto existem aquelas que são mais importantes e utilizadas. Para os Técnicos e Gestores de Manutenção que desejam estabelecer quais serão esses indicadores, coloque em prática a técnica SMART: Specífic, Measurable; Attainable; Realistic; Timely.

Traduzindo, a sua estratégia deve ser: Específica, priorizando KPI’s simples e que possam prevenir erros anteriormente cometidos; Mensurável, para conseguir contabilizar, quantificar e comparar com objetivos definidos em números; Atingível, pois de nada adianta ser algo que não reflita a capacidade da equipe de execução; Realista, sempre considerando as condições atuais e não apenas as desejáveis; Em tempo, considerando um prazo razoável para serem atingidas.

Quais são os indicadores de performance de manutenção

Apesar dos KPIs terem relação direta com os objetivos a serem alcançados, eles não são metas. O KPI de manutenção é uma métrica, que será utilizada de maneira quantitativa para encontrar o “nível” da performance de uma atividade de manutenção realizada. Também se aplicam para os ativos ou setores.

Os indicadores podem ser divididos em duas categorias, sendo os que evidenciam o efeito da manutenção no desempenho do negócio; e aqueles que estão associados à confiabilidade e disponibilidade dos ativos. A partir dessa categorização, pode-se evidenciar como os principais: Downtime; Backlog; MTBF; MTTR; OEE; PMO e Schedule Compliance. Entenda suas respectivas funções, benefícios e quais são os padrões médios globais para cada um dos indicadores.

Downtime

Esta métrica de manutenção é também conhecida como Tempo de Inatividade do Equipamento e pode ser utilizada para rastrear, monitorar e avaliar a confiabilidade deste ativo.

A sua aplicação baseia-se no tempo de inatividade não programada. Ou seja, resultado de um imprevisto que vai exigir algum tipo de intervenção. Este KPI pode ser avaliado, independente se já existia (ou não) um cronograma de manutenção para o equipamento. É também uma variação da métrica PMP (que será explicada a seguir).

A média global para esse indicador de performance é o de 10%. Ou seja, o equipamento precisa estar em plena atividade (Uptime ou disponibilidade) em 90% do seu tempo, garantindo assim a continuidade de produção. A falta de infraestrutura, monitoramento e planejamento podem fazer com que o resultado ultrapassem os valores ideais.

Este indicador pode ajudar a determinar uma estratégia de Manutenção Preventiva com a finalidade de manter o índice abaixo da média, assim como minimizar suas ocorrências. Lembre-se que o tempo em que há inatividade, também não há produção, gerarando possíveis prejuízos ao negócio.

Backlog

É o indicador de tempo (Atraso de Manutenção) que irá estabelecer as métricas de acúmulo de atividades pendentes ou planejadas, por cada técnico ou colaborador, independentes se já foram executadas ou ainda estão em processo de finalização.

O Backlog, em outras palavras, trata-se o tempo de serviço necessário para realizar uma determinada ação de Manutenção Corretiva, Preventiva, Preditiva, Inspeções de Qualidade; Melhorias ou qualquer outra inerente ao bom funcionamento dos ativos. Para estabelecer essa métrica é preciso considerar todo o fluxo de trabalho de um ambiente de Planejamento e Controle de Manutenção.  

O cálculo é feito a partir do somatório dos valores de Homem-Hora aplicados em Ordens de Serviço planejadas, pendentes, programadas e executadas; dividido pelo valor total do Homem-Hora disponível. Considere apenas o tempo produtivo de cada colaborador (afinal, eles não estão a executar tarefas em 100% do tempo).

O resultado (por ser uma medição de tempo) deverá ser estabelecido em hora, dias, semanas ou meses, por exemplo. O padrão médio global do Backlog, considerando o trabalho em dias úteis é de 2 semanas. Para aquelas empresas que trabalham sem interrupção, de 3 a 4 semanas.

A vantagem desse indicador está na oportunidade de verificar a produtividade da equipe, assim como aferir o que causa (se assim for o caso), os atrasos. A partir deste ponto, recomenda-se estratégias de otimização de produção.

MTBF – Mean Time Between Failures

Outro indicador de performance de manutenção importante é o também conhecido como Indicador de Confiabilidade. Este irá medir o índice de falhas aleatórias (não previstas), sejam resultados de falhas de softwares ou defeitos de fabricação (vida útil). Exclui-se o desgaste de uso, porém, considera-se as falhas sistemáticas de produção.  

Também é uma métrica de tempo (sendo medidas em horas, dias, semanas ou meses) no qual considera-se o intervalo entre uma ocorrência e a sua próxima falha ou colapso. Quanto mais elevado for o MTBF, mais confiável – ao contrário do MTTR, que precisa ser menor.

A fórmula para calcular o MTBF é realizada da subtração do Tempo Total Disponível pelo o Tempo Total Perdido; dividido pelo Número de Paradas. O TTD pode ser de 24h ou o tempo específico que o equipamento fica em operação. O TTP considera o tempo perdido para que o equipamento volte a operar.

A média global, neste caso, vai variar de acordo com o tipo de equipamento e negócio. Entretanto, ele deve ser o mais elevado possível. Vale a pena considerar históricos passados para que essa média seja, com o passar dos tempos, crescente.

MTTR – Mean Time To Repair

Neste caso é o Indicador de Tempo Médio Para Reparo que pode ser aplicado para um equipamento, máquina, componente ou sistema. Ao contrário do MTBF, este considera o prazo médio gasto para realizar uma intervenção (ou correção) após o seu ocorrido.

Neste caso, o objetivo é reduzir ao máximo este indicador de KPI de manutenção, que de certa forma, servirá como um gatilho para tomada de decisões. Sempre com o objetivo de potencializar os lucros e reduzir os riscos.

Para calcular o MTTR é preciso considerar qual foi o Tempo Gasto de Reparo do ativo, após a sua falha; e então dividir pela Quantidade de Falhas, ocorridas ao longo de um determinado período de tempo.

Desta forma é possível estimar a quantidade de tempo (horas, dias, semanas ou meses) que um determinado equipamento ficou parado. E o que será preciso fazer para que não volte a repetir. Assim como no caso anterior, não existe um indicador médio global. Porém, é necessário trabalhar em prol da sua redução.

OEE – Overall Equipament Effectiveness

Este é um dos mais importantes Indicadores de Performance de Manutenção, pois mede a eficiência global da empresa. É com este cálculo que será possível estabelecer se os processos são ou não eficientes. O indicador médio global é de 77% ou mais.

Os benefícios de calcular o OEE é o de saber com que frequência os equipamentos ficam disponíveis para operar. Assim como quão rápido acontece a produção da empresa. E por último, mas não menos importante, quantos produtos (ou serviços) foram produzidos (ou realizados) sem nenhum tipo de falha.

O cálculo é bastante simples e para obter tal resultado é preciso multiplicar os valores de Disponibilidade, Performance e Qualidade. A disponibilidade é calculada com o indicador de Downtime e Uptime, já explicado. A performance, por sua vez, é calculada de acordo com a velocidade de produção atual em relação a velocidade de capacidade projetada. Já a qualidade deve ser contabilizada com base na produção total (da amostra) menos a produção defeituosa (desta mesma amostra).

Apesar do índice médio ser de 77%, as empresas consideradas nos padrões elevados de World Class possuem seu indicadores entre 85% e 99%.

PMP – Planned Maintenance Percentage

A Porcentagem de Manutenção Planejada considera o tempo gasto para realização das atividades programadas (sejam elas de manutenção, reparo ou substituição), para com os ativos definidos. Este KPI de manutenção está diretamente associado ao Plano de Manutenção Preventiva de uma empresa.

Considera-se a efetividade, taxa de adesão e como foi realizado tal atendimento (atividade), assim como o tempo necessário para realização. O cálculo é simples e deve ser feito a partir das Tarefas de Manutenção Preventiva; dividida pelo Número de Ações Agendadas no Plano Preventivo. O resultado pode ser multiplicado por 100, para encontrar a porcentagem.

Este resultado indicará o grau de eficiência de uma empresa, assim como o seu desempenho e sucesso no setor de mercado no qual atua. Para se manter nos padrões de média global, os índices devem ser de 85% ou mais.

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Schedule Compliance

Neste listagem com os principais Indicadores de Performance de Manutenção está a métrica que analisa o percentual de conformidade de execução de tarefas da empresa, com o cronograma estabelecido.

Ou seja, qual a eficácia e o comprometimento que o Técnico ou Gestor de Manutenção tem para com a realização das tarefas que foram programadas. Trata-se de um KPI de manutenção e desempenho de toda a equipe, desde os responsáveis até os colaboradores envolvidos nas ações.

Qual a porcentagem de atividades foram concluídas respeitando as normas estabelecidas? Data, tempo de execução para conclusão e eficiência são os termos avaliados (geralmente).  O desempenho médio global neste caso deve ser igual ou superior a 90%.

Usar esse indicador e garantir que ele fique dentro dos valores da média (ou acima), permite que a produtividade seja elevada e os riscos de falha ou prejuízos mínimos.

Indicadores de Performance para tomadas de decisão

A importância de conhecer e aplicar os Indicadores de Performance de Manutenção está no aprendizado e conhecimento (aprofundado) sobre os processos e atividades realizadas dentro da empresa. Assim será possível entender o que está a ser feito (corretamente ou não) e o que pode ser melhorado.

Estabelecer e cumprir as métricas de manutenção garantem a produtividade não só da empresa, como também da equipe, que atuará motivada e em prol do desenvolvimento. O faturamento mantém-se de forma saudável e planejada, sem quebras e prejuízos. A empresa aumenta sua reputação, uma vez que os índices de confiabilidade tendem a crescer (com a redução dos riscos e interrupções). O que evita constrangimentos a nível de sobrecarga nos setores de atendimento e reclamação por parte dos clientes.