Gestão de fornecedores: saiba como e quando concentrar os seus esforços

Fornecedor realizando uma entrega para uma empresa
Fornecedor assinando documentos e realizando uma entrega de suprimentos

Toda empresa precisa de estratégias específicas para realizar e desempenhar suas funções de mercado, assim como prosperar e se desenvolver. A gestão de fornecedores está diretamente relacionada com a gestão de estoque. É este relacionamento que irá garantir o fluxo de pedido, compra, entrega e pagamento entre o empreendedor e seus stakeholders.

Saber como gerir e adotar boas práticas de relacionamento com os fornecedores, independente do tipo de negócio, é essencial para se tornar referência. O cenário competitivo de mercado exige que as empresas se destaquem. Principalmente para com o cliente final, que precisa sentir que trata-se de um empreendimento de confiança e com qualidade.

A gestão de fornecedores na cadeia de suprimentos

O SRM (em inglês, Supplier Relationship Management), é a forma com que a empresa irá se relacionar, assim como a abordagem que adotará frente aos stakeholders. Ou seja, a interação entre a empresa que oferece os produtos (fornecedores externos), tais como matérias-prima ou suprimentos necessários para a produção ou realização de serviços (internos).

Essa prática empresarial visa tornar os processos (burocráticos) mais eficazes, simplificando o fluxo para que o cliente possa ser beneficiado. No caso da cadeia de suprimentos (supply chain), existem ferramentas tecnológicas (softwares) que partilham as informações necessárias para que esse o fluxo se complete.

A empresa que adota o SRM, cria uma espécie de comunicação direta com seus fornecedores, com o objetivo de aumentar a eficiência das atividades realizadas (compra de materiais, bens ou serviços).

Um software eficiente, assim como o da Infraspeak é capaz, não apenas de organizar e facilitar a rotina diária com os fornecedores, mas também de reduzir custos, sem perder a qualidade final do produto.

Faz parte da Gestão de Fornecedores avaliar os serviços prestados, no que diz respeito ao preço, pontualidade de entrega e qualidade dos produtos. Manter o padrão elevado, com análises periódicas é fundamental para a gestão empresarial.

Esse acompanhamento também facilita a tomada de decisões, como por exemplo, buscar por novos fornecedores externos. Esta decisão, não necessariamente deve estar relacionada com a qualidade dos serviços prestados.

Mas sim, como parte de uma estratégia para determinar escolhas assertivas do tipo de stakeholder que agrega mais benefícios associados à parceria. Esta é, inclusive, uma das premissas e conceitos apresentados pela Indústria 4.0. Considerar fornecedores que se preocupam com o meio ambiente e a sustentabilidade, por exemplo, pode refletir positivamente na marca.

Tipos de fornecedores

Cada empresa deve avaliar os tipos de fornecedores que vão precisar para desempenhar uma gestão eficiente. Para defini-lo é preciso considerar os produtos necessários. A produção final depende de um ou mais produtos? Dependem ou não de intermediários?

Perguntas como estas devem ser realizadas, em conjunto com o setor de compras e estoque, para determinar qual (ou quais) devem ser os tipos de fornecedores. A seguir realiza-se a pesquisa de mercado e, por fim, é possível estabelecer o relacionamento:

  • Single Sourcing: empresas que fornecem produtos específicos (únicos);
  • Multiple Sourcing: várias empresas que fornecem o mesmo produto (similares);
  • Global Sourcing: fornecedores internacionais (produtos diferenciados).

Essa é uma diretriz importante para determinar quem serão os parceiros de negócio.

Fluxo de gerenciamento

A partir do momento que é estabelecido quais serão os tipos, inicia-se o processo de estruturação do fluxo para a Gestão de Fornecedores. Essa estruturação facilitará o processo, orientando o profissional responsável.

Portanto, se você é um Técnico ou Gestor de Manutenção encarregado desta função, considere analisar e elaborar esta rotina:

  1. Analisar e elaborar um relatório com a descrição das necessidades e produtos;
  2. Selecionar a fonte de suprimento (com pesquisa prévia da concorrência);
  3. Informar-se dos preços praticados, assim como as características do produto;
  4. Criar as ordens de compra e o follow up dos pedidos realizados;
  5. Verificar a entrega, assim como as notas fiscais emitidas;
  6. Fazer a manutenção de arquivos e registros (histórico de atividades);
  7. Criar e manter o bom relacionamento com os fornecedores.

Consequências da má gestão de fornecedores

Este tipo de gerenciamento acarreta diversas vantagens para a empresa. Em contrapartida, a má gestão de fornecedores, ou até mesmo a inexistência, pode provocar alguns prejuízos (financeiros ou não) para o negócio. São exemplos destes:  

  • Interrupção da cadeia de produção devido ao não fornecimento de determinados produtos essenciais;
  • Atraso de produção e/ou lançamento de um determinado produto ou serviço, pelo mesmo motivo que o mencionado no tópico anterior;
  • Insatisfação por parte do cliente, que não recebeu o seu produto na data programada e/ou esperada, enfraquecendo a força de mercado da marca;
  • Penalidades previstas em lei por parte das entidades reguladoras, dependendo do tipo de negócio.

A importância da gestão de fornecedores

Estabelecer relações duradouras e eficientes com fornecedores externos, há algum tempo, não era prioridade dos empresários. Mas as “regras” de mercado mudaram e cada vez mais exige-se padrões elevados de qualidade.

Uma das formas de garantir esse padrão, assim como reduzir os custos (custo-benefício) e garantir a satisfação do cliente, é realizando a gestão de fornecedores de forma harmoniosa. Daí a importância desse relacionamento, cada vez mais direto.

Na cadeia de suprimentos a necessidade e importância é ainda mais elevada, por se tratar de múltiplas gestões de fluxo (informações, bens, finanças e serviços). Por isso, para cumprir com os objetivos organizacionais e as metas estabelecidas, realizar essa gestão é o cenário ideal. As vantagens também são diversas, tais como:

  • Valor agregado dos produtos / serviços / matéria-prima torna-se mais elevado;
  • Garantia de competitividade de mercado (graças aos preços reduzidos);
  • Acompanhamento dos avanços tecnológicos;
  • Otimização do ciclo de vida do produto (reduzindo o tempo médio de aquisição por parte dos clientes).

Boas práticas de gestão de fornecedores

Manter uma relação confiável com os fornecedores escolhidos para o negócio não é difícil ou requer um esforço extraordinário. Aos poucos ela se tornará uma rotina prática do dia a dia e, sequer será necessário relembrar ponto a ponto. Fará parte da cultura empresarial (de sucesso):

Preço não está acima da qualidade: já diz o ditado que “o barato sai caro”. Economizar colocando em risco a qualidade do produto final é dar “um tiro no próprio pé”. O cliente ficará insatisfeito e a marca pode perder prestígio. Portanto, priorize a gestão com fornecedores qualificados.

Aprenda a negociar: mas não antes de estudar o mercado, a concorrência e é claro a experiência de mercado que o fornecedor externo possui. Estar atento e conhecer o mercado é fundamental para fazer a escolha correta. Esta ação influencia diretamente nos lucros.

Comunique-se: com os fornecedores para tornar o relacionamento não só estreito, como também produtivo. Escolha e estabeleça os canais de diálogo para que não haja erros, dúvidas ou falhas de informação.

Acompanhe o (s) fornecedor (es): para saber se a sua reputação continua a mesma no mercado, assim como os índices de desempenho. Priorize a excelencia e ela será refletida no próprio negócio.  

Planeje a longo prazo: estabelecer uma relação, assim como a confiança é com o tempo. Portanto, na hora de escolher o fornecedor ideal, visualize o cenário a longo prazo. Esse tipo de gestão faz com que a rotina de produção, com o tempo, esteja cada vez mais otimizada.

O relacionamento com fornecedores

Estabelecer esse tipo de relacionamento exige organização e disciplina por parte do profissional responsável. Desta forma é possível adequar e estruturá-lo. Afinal, fazer com que o negócio evolua é o objetivo de qualquer empresa:

Determine os objetivos: é muito importante que os fornecedores estejam alinhados com os valores, visão e missão da empresa. Assim como as metas a serem cumpridas, para que não haja falhas de ambas as partes.

Organize os processos: após partilhar os objetivos é preciso criar e estabelecer um fluxo para ser seguido. Essa organização é inerente a todos os setores, inclusive o de gestão de fornecedores e estoque.

Construa e mantenha o bom relacionamento: é muito importante entender que, para o negócio prosperar, ele depende de fatores externos, como os fornecedores. Portanto, crie uma relação “ganha-ganha”.

Entenda os custos: não apenas do produto em si, mas de todos os valores envolvidos na cadeia de suprimentos. Dessa forma será mais fácil planejar e estruturar os pedidos, assim como escolher e negociar os melhores preços.

Partilhe informações: sejam elas positivas ou críticas. A relação com os fornecedores devem ser próximas e de confiança. Não é necessário repassar questões confidenciais, mas sim aquelas essenciais para o fluxo. Mesmo porque, exceções e imprevistos podem acontecer.