Gestão de estoque: tenha controle do que você compra e consome

Gestão de controle sendo realizada em um armazém
Profissionais de manutenção fazendo a gestão e controle de estoque em um armazém

Toda pequena ou grande empresa que deseja alcançar o sucesso, seja ela do setor varejista, hoteleiro ou industrial (por exemplo) necessita de uma gestão de estoque eficiente. Trata-se de um dos princípios básicos de uma boa administração, garantindo a confiabilidade e os lucros.

Essa atividade é essencial para evitar a escassez de produtos para os clientes ou hóspedes, assim como a interrupção da produção, no caso das indústrias. Faz parte da estratégia de manutenção, designar quem será o gestor responsável por esta logística. É uma das principais estratégias para garantir o funcionamento do negócio e a experiência do cliente (positiva).

O que é a gestão de estoque

É o monitoramento de todo e qualquer item armazenado (produtos, matéria-prima, produto final ou insumos), de forma a garantir a produção e/ou serviços, assim como o controle de vendas da empresa.

Neste processo é importante que não haja o excesso ou a falta de produtos. Caso contrário, é tempo e dinheiro “jogado fora”. Ou seja, quando não há a controle de estoque, pode haver impacto direto no capital de giro da empresa.

Representa ainda a capacidade de organização de uma determinada empresa, frente ao controle de produtos para suprir a sua demanda. Supervisionar o fluxo das vendas faz parte dessa gestão, desde o processo de entrada, até o momento da sua saída (compra, venda ou utilização).

O Gestor de Estoque tem como outras funções associadas, garantir as melhores condições de negociação e logística. Estar atento e conhecer a gestão dos fornecedores e se informar das entregas é essencial. Assim como estar atento às possíveis perdas (vencimento, por exemplo), para evitar os prejuízos.

Importância da gestão de estoque

O ideal é manter o fluxo de entrada quase que idêntico ao fluxo de saída. Desta forma, garante-se que não haja um estoque cheio, nem tão pouco vazio. O controle de estoque exige que o responsável estude e conheça o mercado em que está inserido. Pois existem diversos fatores que podem influenciar as tomadas de decisão.

Setores como o de hotelaria podem sofrer com a sazonalidade, exigindo que a reposição seja feita de forma diferenciada, dependendo da época do ano. Outros setores, como o varejo, possuem certa estabilidade. Entretanto, precisam ter cuidado com o “investimento parado”.

Fatores externo podem influenciar diretamente no estoque de uma empresa no que diz respeito às negociações vantajosas. Pode acontecer de surgirem descontos e promoções interessantes. Entretanto é preciso considerar se o produto em questão não irá vencer, estragar ou deteriorar com o passar do tempo.

De nada adianta ter um estoque cheio, se os produtos não poderão ser aproveitados de maneira a gerar lucro para o negócio. Porém, esta também pode ser uma estratégia vantajosa. Permite que a empresa faça promoções, enriquecendo a experiência do cliente. Por isso é muito delicado e importante saber como fazer o gerenciamento.

Princípios da gestão de estoque

Existem três princípios básicos que devem ser considerados para a realização do gerenciamentos dos produtos e materiais estocados. Estes itens vão garantir que o fluxo funcione em conformidade, evitando assim perdas e paralisações das atividades de produção ou serviços relacionados. São eles: previsão da demanda; monitoramento do sistema e qualidade.

Previsão da demanda

Estudar o mercado e entender quais são as demandas é essencial para realizar essa previsão. Por exemplo, empresas que trabalham com o setor do turismo (hotéis) e possuem o estoque (desde materiais de limpeza, cama-mesa-banho ou alimentação, por exemplo), precisam considerar o tipo de sazonalidade que mais atende: verão ou inverno?

Esta habilidade de prever quando haverá mais procura para que a demanda (seja ela de serviço ou produção) seja maior, garante que a empresa seja competitiva; que o cliente fique satisfeito e que os lucros aumentem.

Poder antecipar essas ocorrências dão ao Gestor de Estoque o poder de negociação. Ele terá tempo de fazer pesquisas, procurar pelas melhores condições e escolher o melhor custo-benefícios para o negócio. Afinal, compras de última hora normalmente geram prejuízos financeiros atrapalham a logística.

Monitoramento

A verdade é que não se trata de um trabalho simples ou fácil. Requer atenção, planejamento e conhecimentos de mercado. É preciso contabilizar todo o estoque, com exatidão, para que coincida com cada utilização ou venda. Apenas com estes dados “em mãos” é possível realizar a reposição necessária, sem que haja prejuízos.

O monitoramento pode ser feito da forma mais arcaica, por meio de um livro de inventário, até da forma mais tecnológica, via softwares. O ideal é acompanhar a evolução e inovações de mercado. Por isso, indica-se a utilização de softwares de gestão de estoque, tal como o da Infraspeak, capaz de administrar e planejar as compras de material, no tempo necessário.

Qualidade

No que diz respeito ao controle de estoque, a qualidade referida é sobre o local de armazenamento dos produtos e ou materiais para a empresa. É claro que a do produto é muito importante, principalmente para o público. Mas, mantê-lo em local adequado e em boas condições garante que não ocorra prejuízos.

Materiais desperdiçados ou danificados devido às condições de armazenamento e estocagem representam investimento parado e déficits negativos junto à receita. Portanto, tenha atenção a este detalhe, que é muito importante.

Erros mais comuns na gestão de estoque

A tarefa de monitorar o estoque, assim como o controle de vendas de uma empresa é essencial para o bom funcionamento do negócio. Não existe uma fórmula mágica que pode facilitar os processos (existem softwares que fazem esse trabalho). Entretanto, é preciso estar atento aos pormenores que podem fazer toda diferença ao realizar esse gerenciamento. Conheça quais são os principais erros dessa atividade para evitá-los.

Extremos de estoque (muito cheio ou vazio)

O erro mais comum, principalmente de quem está iniciando as atividades em um determinado setor é o de ter mercadorias em excesso ou deixar para comprar, apenas quando está acabando.

Lembre-se que os extremos não são bons para a empresa. Investimento parado ou impossibilidade de satisfazer as necessidades do cliente podem causar prejuízos irreversíveis.

O ideal é que haja análise das vendas, mês a mês, para garantir que não aconteça este tipo de problema. Outra dica é concentrar os investimentos naqueles produtos mais lucrativos e que possuem mais saída de venda.

Monitoramento inadequado

Outro erro muito comum ao realizar a gestão de estoque são os recursos utilizados para monitoramento. Acreditar que o investimento em um software eficiente é desnecessário para o negócio já é um erro. Investir num sistema “barato”, é o segundo.

É preciso entender a importância e as consequências envolvidas nessa tomada de decisão. O ideal é analisar o custo-benefício, para que o programa realmente seja útil. Desta forma o gestor responsável poderá concentrar os seus esforços em outras atividades, garantindo o desenvolvimento empresarial.

Erros administrativos

Errar é humano e todos sabem disso. Mas assim como em outras atividades inerentes ao negócio, esta também requer muita atenção e disciplina. Começando na hora de realizar o pedido dos materiais ou produtos necessários. Por isso o ideal é ter tudo categorizado, nomeado e descrito para não haver confusões ao criar e solicitar a ordem de pedido.

O mesmo é válido para receber o produto quando chega à empresa. A tarefa de conferir item por item pode ser monótona, mas é imprescindível para garantir que o solicitado foi entregue. Mesmo porque, ter que reclamar e pedir a troca ou reposição de um determinado produto custa tempo, atrapalha o ritmo e a produtividade.

Controle de mercadoria

O último dentre os erros mais comuns da gestão de estoque é o não acompanhamento dos prazos de validade. Assim como o estado de conservação dos produtos, que podem perecer ou deteriorar devido às condições adversas (do tempo, por exemplo).

Crie um esquema ou fluxo que seja possível acompanhar todos os itens que estão próximos do prazo de vencimento. Desta forma é possível priorizar o seu uso ou então criar estratégias de vendas específicas, tais como promoções e ofertas para que ele seja comprado. Evita-se o prejuízo e falhas no sistema.

Atenção: apesar de não ser algo planejável é preciso considerar algumas situações infelizes e que geram rupturas no estoque. É o caso de roubo de mercadorias, seja por parte de um cliente mal intencionado, assim como o próprio colaborador. Daí a necessidade de realização de inventários periódicos, para ter a certeza que esse tipo de situação não ocorreu.

Metodologias de gestão de estoque

Existem diferentes métodos para realizar o gerenciamento e armazenamento dos produtos de uma empresa. Cada tipo de negócio pode requerer intervenções e estratégias específicas para a realização desse acompanhamento.

Dentre as principais estão: Vendor-Managed Inventory (inventário gerido pelo fornecedor); Just in Time (compra e venda por demanda) e Economic Order Quantity – EOQ (quantidade econômica de pedido).

Inventário gerido pelo fornecedor (VMI)

Trata-se de um programa de reposição contínua no qual a empresa partilha as informações de estoque com a empresa fornecedora (externa), para que ambas as partes possam decidir sobre a quantidade solicitada.

É uma forma de gerir as incertezas de mercado, pois o fornecedor passa a ser o responsável pelo montante do produto. Ou seja, ele não poderá deixar faltar e, muito menos sobrar ou perder.

Esta estratégia permite reduzir os custos, assim como a quantidade de produtos armazenados no estoque. Também otimiza o processo de operação (análise, pedido e recebimento de mercadoria).

Just in time ou estratégia por demanda

Como o próprio nome diz, trata-se de um sistema de administração que considera e determina quando um determinado produto deverá ser produzido, transportado, comprado ou vendido.

É ideal para negócios que possuem a produção agendada (por demanda). Desta forma a matéria-prima, por exemplo, só chegará à indústria, no momento necessário para sua produção. Logo a seguir, será entregue ao cliente final.  

Desta forma, armazena-se apenas o mínimo suficiente para que a produção se inicie, ao passo que chegam novos materiais e ele é entregue. Entretanto, não se adequa a todo o tipo de negócio, como por exemplo um comércio varejista.

Economic Order Quantity (EOQ)

É o mais antigo modelo de gestão de estoque, desenvolvido por H. Ford em 1913, no qual a estratégia é a programação da produção. Ou seja, gerencia o estoque de acordo com a quantidade de pedido, para torná-lo econômico.

Essa estratégia leva em consideração os custos totais de manutenção, assim como os de pedidos. Neste caso, existem custos fixos independente da quantidade demandada. Ao realizar a entrega (ou venda), o estoque chegará a zero.

Determina-se o número ideal de unidades a serem produzidas, para minimizar os custos, realizar a produção, armazenamento e entrega do mesmo.

Gestão de estoque eficiente

Ao seguir os passos e recomendações para realização e desenvolvimento da gestão de estoque, garante-se a eficiência do negócio. Mas para tal, é preciso centralizar e automatizar os processos, reduzindo os erros e possíveis custos (ou prejuízos).

O gestor responsável pelo estoque deve ter ciência de todo o processo, assim como a sua logística e controle de vendas. A cada ciclo de reposição é preciso anotar todas as informações para criar uma espécie de histórico. Seja ele semanal, mensal, semestral ou anual. As informações devem ficar disponíveis para ajudar a prever o mercado, nos próximos anos.

Ter esse tipo de informação ajuda a entender a evolução da marca e o seu posicionamento no mercado. Com o passar do (s) ano (s), torna-se possível realizar a previsão para a gestão de estoque assertiva.