Gestão de custos: veja como manter tudo nos trilhos e sob controle

A gestão de custos exige dados e informações precisas para uma tomada de decisão qualificada
Gestão de custos sendo feita por uma gestora. Uma atividade que exige muita precisão e informações qualificadas para a tomada de decisões

Uma empresa saudável é como um conjunto de engrenagens que funcionam juntas em plena harmonia. Todos os setores, comercial, produção, atendimento, marketing e controle  financeiro, precisam estar sincronizados para que o objetivo final seja atingido: o lucro e saúde financeira. E uma gestão de custos eficiente é fundamental para que este processo aconteça de forma inteligente.

Na sua empresa já existe um fluxo de gestão de custos em funcionamento para controle dos gastos, despesas e lucros? Neste artigo vamos falar mais sobre o que é uma gestão de custos eficiente, melhores práticas e os erros mais comuns – é muito importante também saber o que não fazer.

O que é a gestão de custos

O setor de gestão de custos é o principal responsável por manter a saúde financeira de uma empresa. E é por meio dessa gestão eficiente que uma organização consegue manter sua operação em pleno funcionamento. Quando feita com eficiência, essa gestão contribui para o uso racional de recursos, garantindo inclusive uma precificação correta para produtos e serviços.

A gestão de custos é responsável por gerir e controlar despesas e custos, sejam eles fixos ou variáveis. Estes custos podem ser desde o aluguel do galpão onde acontece a produção da sua empresa, até os valores investidos em viagens do comercial para captação de novos clientes. Todos esses números precisam estar claros para todos os responsáveis por essa gestão. Sim, a comunicação é fundamental em todas as etapas desse processo.

Mas, antes de entrarmos nos detalhes e boas práticas, precisamos falar sobre custos e gastos. Você sabe qual a diferença entre os dois? Os custos são aqueles valores gastos com todo o processo produtivo da empresa e aquisição de estoque. Ou seja, matéria prima, equipamentos, manutenção, aluguel e outros. Já as despesas não têm relação direta com a produção, mas são valores investidos em funções administrativas, como força de vendas, marketing e comunicação e salário destes funcionários.

Uma boa forma de diferenciar um do outro é pensar: se eu parar de investir dinheiro nisso, terei impacto direto na produção dos meus produtos e estoque? Se a resposta for sim, é um custo. Caso contrário, trata-se de uma despesa.

Custos e despesas podem ser classificados em dois tipos: fixos e variáveis. Os fixos são aqueles que não apresentam qualquer variação de acordo com o volume produzido. O aluguel de um espaço é um bom exemplo. Já os variáveis mudam de acordo com o quanto é produzido. A matéria-prima é um custo variável.

Esta diferenciação é importante para uma etapa fundamental do sucesso de uma empresa: a definição de preço dos produtos ou serviços oferecidos. A apuração correta de custos e despesas leva a uma margem de contribuição que, em resumo, diz se vale a pena produzir um determinado produto ou não. Essa gestão inteligente contribui para que sua empresa seja mais competitiva e apresente preços melhores e mais justos no mercado – tanto para o retorno da companhia, quanto para o consumidor.

Como é uma boa gestão de custos

Uma gestão de custos inteligente é responsável por manter o pleno funcionamento da operação da empresa, tanto da produção quanto de todas as equipes responsáveis pela gestão administrativa e de vendas. Mas, como fazer isso de forma eficiente?

A primeira coisa que precisa ficar clara é que um planejamento de gestão de custos é algo constante. É preciso ser atualizado e revisitado constantemente. Nesse planejamento, devem ser definidos quais são os custos e as despesas de todo o processo produtivo e administrativo da empresa. E, como já falamos, é fundamental fazer a diferenciação de quais valores são custos e quais são despesas.

A disciplina nesse processo é outro ponto importante para a eficiência da gestão de custos. Todos os valores investidos na empresa, sejam eles pequenos ou grandes quantias precisam ser registrados no controle financeiro. A rigidez desse controle ajuda a perceber mais facilmente quais são os gastos que geram mais impacto nas contas da empresa, o que pode ser um diferencial estratégico na hora de tomar decisões.

Por fim, não trabalhe a gestão de custos de forma independente do planejamento estratégico da empresa. Esta inteligência unificada contribui na hora de definir  metas de investimentos e lucros possíveis de serem alcançadas.

Erros mais comuns da gestão de custos

Gerir bem uma empresa, seja no setor administrativo, comercial ou na produção, envolve saber, além das melhores práticas, também, aquilo que não deve ser feito. Afinal, nada mais inteligente do que aprender com erros. E abaixo listamos quais são os erros mais comuns cometidos na gestão de custos. E eles estão aqui, claro, para que você não faça nada disso na sua empresa.

O primeiro erro mais comum na gestão de custos é o de ignorar os custos de produção dos seus produtos. Lembra quando falamos antes sobre a importância de registrar todos os custos e despesas da sua empresa? Você não pode deixar de fazer isso, separadamente, por produto ou serviço. É preciso considerar as variáveis dos valores das matéria-primas, as negociações em curso com fornecedores e outros valores relacionados com a produção.

Outro erro comum – e que queremos que você não cometa na sua empresa – é o de não acompanhar os custos e despesas fixos. Parece improvável não se lembrar, na gestão de custos, do valor do aluguel ou do montante investido em pagamentos de funcionários. Mas, acontece em uma gestão com planejamento ineficiente. Estes valores devem ser considerados na hora de precificar produtos e serviços e, claro, precisam entrar na agenda de pagamentos mensais. Afinal de contas, a energia da sua empresa não pode ser cortada por falta de pagamento.

Falando em precificação, este é outro erro cometido por muitos. Afinal, oferecer ao mercado um produto ou serviço com valor abaixo daquele do ideal pode ter impactos negativos na saúde financeira da sua empresa. E, claro, valores mais altos tornam sua empresa menos competitiva no mercado.

Outro erro grave e muito comum é misturar as finanças pessoais com as da empresa. E isso não pode acontecer nem na planilha do excel e muito menos compartilhando a mesma conta do banco. Agir dessa forma dificulta muito na hora de entender como está operando a empresa. É importante também que seja determinado um valor de retirada mensal para os sócios, seja por percentual de lucros ou, mesmo, um valor fixo.

Por fim, uma dica muito valiosa: não deixe de otimizar a sua gestão de custos. Use a tecnologia a seu favor e melhore muito a produtividade do seu dia a dia e a eficiência desse processo. Tenha em mãos ferramentas, recursos ou softwares de gestão que permitam o registro e análise de custos como deslocamentos, alimentação, estadias e tantos outros relacionados às suas operações.

A importância da gestão de custos para empresas

Até aqui você já deve ter percebido como a gestão de custos é fundamental para o sucesso de uma empresa. Além de ajudar a garantir a saúde financeira de uma companhia, seja ela de qualquer setor.

Acompanhar de forma clara os custos e despesas ajuda na hora da tomada de decisões: precificação de produtos e serviços, investimento na produção de determinado serviço, escolha de fornecedores e novos investimentos. A lista é muito maior, claro. Mas esses são só alguns exemplo mais práticos.

E uma dica final: não deixe para aplicar todas essas estratégias e planejamentos apenas quando perceber que as finanças da sua empresa não andam bem. Planeje e se organize desde o início das operações e também, em momentos de bonança.