Estratégia de manutenção: veja como definir para a sua empresa

Estratégia de manutenção sendo planejada
Estratégia de manutenção sendo desenvolvida por um engenheiro técnico responsável.

Criar uma estratégia de manutenção nada mais é do que assegurar eficiência e produtividade do seu negócio, independente do setor em que se encontra. Controlar os custos, otimizar os recursos e ampliar as oportunidades são fundamentais para garantir o sucesso e ganhar a confiabilidade de mercado. Somente com a gestão de manutenção adequada é que a sua empresa será capaz de evitar avarias, entrever os riscos e promover a segurança necessária.

Mas afinal, como é possível criar um plano de ação efetivo, com base nas metas e recursos disponíveis? A resposta é simples, para você que é Técnico ou Gestor de Manutenção. E está estruturada em 5 pilares extremamente importantes: ativos críticos; requerimentos legais; plano de trabalho; frequência e investimento. Entenda como e de qual forma esta estratégia deverá ser elaborada e executada.

Ativos críticos

A primeira consideração vai para os bens de uma empresa, de alguma forma, geram retorno financeiro. Os melhores ou mais importantes ativos (também chamados de críticos) são aqueles que geram mais quantidade de dinheiro, com menor esforço possível. Podem ser por meio de um ganho único (venda) ou então um ganho periódico (de investimento).

Para fazer a gestão de ativos, ou seja, coordenar o seu ciclo de vida e melhorar o desempenho operacional, é preciso considerar quatro pontos cruciais:

1. Determinar a criticidade dos ativos

Determinar quais são os ativos críticos de uma empresa é fazer um cálculo simples de performance versus o resultado. Pondera-se os riscos para uma determinada tomada de decisão. Basta avaliar qual a performance e investimento do ativo (tipo de esforço e gastos) com relação ao retorno que ele promove (rendimento).

É preciso gerenciar e otimizar com o objetivo de extrair ao máximo, garantindo a confiabilidade e qualidade (sempre), reduzindo as possíveis perdas de produção.

2. Priorizar para não estourar o orçamento

Em consonância com a avaliação de criticidade dos ativos está a priorização dos recursos, respeitando a estratégia criada e as limitações de orçamento. É muito importante ter em mente a gestão dos custos, para calcular e avaliar riscos possíveis.

Por exemplo, se um determinado equipamento e/ou produto deixar de funcionar, qual será o risco? Eles podem ser de caráter financeiro ou até mesmo uma experiência negativa para o cliente. Fazer uma análise econômica e “listar” as prioridades são fundamentais.

3. Prevenir avarias ou situações inesperadas

A melhor maneira de contornar esse tipo de situação é a realização de tarefas preventivas e aplicação de técnicas corretivas de manutenção (explicada em detalhes abaixo). Monitorar e acompanhar os ativos, principalmente os críticos.

Desta forma é possível programar os custos e aumentar o desempenho; considerando a possibilidade de reduzir os riscos associados.

4. Otimizar as operações

Por último, mas não menos importante na gestão de um ativo, está a otimização dos processos. De que adianta ter tudo planejado, se não conseguir ter acesso aos dados? Ou se o tempo gasto para essa operação for demasiado? É por isso que você precisa ter em mente as vantagens de utilizar um software de gestão de manutenção.

Requerimentos legais

Outro aspecto importante no que diz respeito à estratégia de manutenção são os requisitos legais para manter a segurança dos ativos e até mesmo do próprio negócio. Inspeções, auditorias, monitoramento e certificações fazem parte desse trabalho.

Considera-se ainda a proteção e bem estar dos investidores, colaboradores e clientes (se for o caso); assim como o meio ambiente e a comunidade em que estão inseridos.

Por exemplo, no caso de uma indústria, um dos requerimentos legais poderá ser o controle dos níveis de emissão de gases tóxicos, de forma a garantir a não contaminação. Já o de de uma empresa de tecnologia, o descarte apropriado das baterias e hardwares, por exemplo.

Planejamento de trabalho

Assim como qualquer outro aspecto, este pilar da estratégia de manutenção também é primordial e exige tipos específicos para garantir o cumprimento dos cronogramas estabelecidos, assim como a capacidade de produção (deve aumentar ou diminuir frente a necessidade de revisão de um ativo?).

Aqui deve-se coordenar as necessidades com toda a equipe, tanto de gestão, quanto de manutenção e execução. Somente desta forma, garante-se a redução dos custos, minimização dos riscos e possíveis prejuízos.

Existem 3 tipos principais de manutenção, e elas devem ser escolhidas de acordo com a disponibilidade de investimento e tipo de negócio. Cada uma delas pode (ou não) adaptar-se às necessidades da empresa:

1. Manutenção Corretiva

Como o próprio nome diz, ela é responsável pela correção de defeitos ou avarias, depois que acontecem. Tal ação poderá ser de caráter de reparação ou substituição do ativo.

Existem alguns pontos que podem (e devem) ser considerados, uma vez que a manutenção corretiva tem como princípio base o “deixar funcionar até danificar”. O que não significa que esta é uma estratégia desleixada.

Em alguns casos, o custo-benefício de deixar para reparar ou substituir quando danificarem, é menor do que o de adotar algum tipo de manutenção ou monitorização ativa.

Esta estratégia é ideal para ativos de baixa criticidade, uma vez que não vão interferir diretamente na produção ou causar prejuízos financeiros consideráveis. Ela também pode ser associada a outras estratégias de manutenção. Neste caso ela passa a ser chamada de Manutenção Reativa.

Lembre-se que apenas 20% do tempo empregue nas manutenções deve ter despendido neste tipo de ação. Os demais 80%, recomenda-se que sejam de prevenção. Isso por se tratar de uma estratégia imprevisível. É benéfica quando não compromete operações ou causa prejuízos financeiros.

2. Manutenção Preventiva

Uma vez que 80% das ações de gestão de manutenção devem estar voltadas para as estratégias preventivas, é preciso compreender como funciona e quais são as vantagens de implementá-la ao negócio. O primeiro item a ser destacado é que esta ação visa manter ou até mesmo elevar a confiabilidade frente a experiência do cliente.

Existe um planejamento programado para a realização de intervenções periódicas. Cada negócio determinará o seu cronograma ideal, com o objetivo de manter o desempenho das funções. A manutenção preventiva irá precautelar a ocorrência de deterioração e diminuir o custo a longo prazo, uma vez que a vida útil do equipamento é aumentada.

O trabalho preventivo é especialmente indicado para ativos críticos (importantes) e que podem comprometer, de forma dispendiosa, as operações da empresa. Independente, inclusive, da condição operacional de momento.

Basta determinar uma periodicidade com base em semanas, meses ou até mesmo utilizações. Como no caso dos carros, em que recomenda-se uma revisão quando se está próximo a atingir os primeiros 10 mil quilômetros rodados do veículo.  

O problema deste tipo de prevenção é que podem haver custos desnecessários, caso seja estabelecido a substituição de uma peça, por exemplo, anualmente. Se ela não estiver danificada, tecnicamente foi gasto tempo e dinheiro, sem uma real necessidade. Para suprir esse problema existe a Manutenção Preditiva.

3. Manutenção Preditiva ou Manutenção Baseada nas Condições

Ao contrário da preventiva, este tipo de ação se baseia nas condições reais (físicas e operacionais) dos equipamentos. Ou seja, ao invés de criar uma calendarização e executar uma determinada intervenção, monitora-se de perto o desempenho e o bom funcionamento.

O objetivo da Manutenção Preditiva continua a ser o de realizar reparos antes que os problemas aconteçam. Entretanto, ela exige que a equipe seja especializada e capaz de coletar dados e realizar análises para determinar a vida útil dos equipamentos. Em alguns casos, por exemplo, é necessário monitorar a temperatura, qualidade do óleo e até mesmo desempenho dos equipamentos.

Não são todas as empresas que estão preparadas para esse tipo de tarefa ou possuem os equipamentos necessários, que tem por objetivo corrigir as pequenas falhas, antes que aconteçam. É necessário assim, que equipes terceirizadas sejam contratadas. Por este motivo pode ser considerada como um dos tipos de manutenção mais dispendiosa.

Vale ressaltar que tudo depende do tipo de negócio. Por isso deve ser implementada no caso de ativos críticos (prioritários). É preciso realizar uma avaliação cautelosa para que seja economicamente eficiente, assim como abordar vários tipos de pequenas manutenções específicas para o equipamento em questão. Caso ainda tenha dúvidas, veja as diferenças entre manutenção preditiva e preventiva.

Frequência

Estas informações permitem que o Técnico ou Gestor esteja com a sua estratégia de manutenção quase que toda planejada. Mas ainda existe o seguinte questionamento: qual a frequência para realizar pesquisas, inspeções, melhorias e testes que garantem a produtividade e segurança?

A resposta passa por considerar não apenas os ativos críticos (e suas respectivas manutenções) e os requisitos legais; mas também a experiência do cliente e a confiabilidade, quesitos fundamentais para o desenvolvimento do negócio.

Determine o tipo de manutenção escolhida (corretiva, preventiva ou preditiva) e considere estes pontos, na hora de planejar o calendário empresarial:

  • Procure a mão de obra para realização da manutenção;
  • Defina se há ou não critérios de sazonalidades (maior ou menor produção);
  • Verifique se os feriados e finais de semana não prejudicará a execução das ações;
  • Envolva toda a equipe para que haja sincronização na hora de executar as tarefas.

Investimento

De nada adianta ter uma estratégia de manutenção definida, se não houver organização e planejamento financeiro. Toda e qualquer equipe dentro de uma empresa necessidade de dinheiro para execução de ações. Mas de onde virá esse dinheiro e como ele pode ser calculado (e justificado)?

Para facilitar a vida de qualquer gestor, nada melhor do que um Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizada (CMMS), inclusive para esta tarefa que envolve poupar dinheiro. A implementação ajuda a otimizar as ações de manutenção, assim como a produtividade da equipe.

Calcula-se a relação entre custos de mão de obra e o número de ativos, para então determinar o custo de manutenção por estratégia (valor/hora). Desta forma é possível justificar o investimento para a manutenção produtiva total da equipe.

E então, o que achou dessas estratégias de manutenção? São práticas e possuem o potencial de promoção do negócio!