Ciclo PDCA: entenda a metodologia para melhorar seu trabalho

O Ciclo PDCA consiste em: planejar, fazer, checar e agir diante de alguma situação
O Ciclo PDCA é usado para organizar processos e rotinas e tomar decisões mais precisas diante de uma determinada situação ou problema.

Pequenas e grandes empresas precisam de planejamento para desenvolver o seu negócio. Esse plano é cuidadosamente criado e executado, mas, em alguns momentos, pode apresentar falhas. O ditado tem razão por um lado: “errar é humano” e “é errando que se aprende”. Entretanto, existem estratégias que ajudam a reduzir esses erros. É o caso do ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart.

Trata-se de uma metodologia que ajuda técnicos e gestores a identificar problemas, criar um plano para solucioná-los, colocar em prática e verificar se a solução foi a ideal. Ou seja, um ciclo criado para resolver os problemas, sempre que eles surjam.

Por exemplo, a luz do quarto começou a piscar; é sinal de que pode queimar. Antes que aconteça, você vai ao mercado ou nas gavetas da casa e verifica se tem uma nova. Se fosse em um hotel, ela já seria substituída, logo apresentasse o problema. Mas na casa é um pouco diferente e você pode aguardar até que queime, pois não irá prejudicar a reputação do seu trabalho, não é verdade? Depois de instalar a nova, vai verificar se a mesma se encontra a funcionar, sem o problema inicial, que era o de piscar.

O que é o Ciclo PDCA

Como já deu para perceber, é uma ferramenta que propõe melhorias contínuas por meio da metodologia de repetição, tal e qual a de um ciclo. Considera-se os seguintes princípios: P de plan ou planejar; D de do ou fazer; C de check ou checar; e A de act ou agir.

O Plan-Do-Check-Act ou Planejar-Fazer-Checar-Agir tem como foco descobrir qual é a raiz do problema. Ou seja, aquilo que causa ou pode causar interferência e/ou prejuízos para a empresa. Ao contrário de determinadas práticas, que visam apenas amparar e reduzir as consequências geradas.

É possível comparar a forma como os motoristas lidam com os seus veículos, sempre que alguma anomalia aparece. Se o carro começa a fazer barulho, sempre que pisa no freio, o ideal é logo procurar um mecânico para verificar se as pastilhas de freio estão gastas ou com problemas. Não espera até um problema maior acontecer, como por exemplo, danificar o próprio disco. E esta manutenção acaba por ser cíclica. Sempre que algo de irregular acontece, procura-se solucionar antes que seja algo mais difícil e até mesmo mais caro de reparar.

Por isso no caso dos negócios é considerada uma ótima ferramenta para melhorar e alcançar as metas estabelecidas pela própria empresa, com base no aprimoramento das funções de gestão e organização. Os processos passam a ser mais ágeis, claros e objetivos. Simplificam-se os trabalhos complexos em prol de uma operação de campo eficiente.

É desta forma que pequenas, médias e grandes empresas conseguem sobreviver no mercado, tão competitivo e volátil. São detalhes que fazem toda a diferença na hora de competir pela preferência do consumidor. Um exemplo bem claro disto é o de entregar o produto sempre no prazo estabelecido. Afinal, a empresa que não interrompe a sua produção por criar estratégias que minimizem os erros estará sempre um passo a frente.

Origem do PDCA

Acredite ou não, esse ciclo não é muito antigo. Mesmo que pareça óbvio que este tipo de ação deva ser aplicado sempre, no caso das empresas. Foi somente em 1920 que o engenheiro norte-americano, Walter Shewhart, criou o ciclo PDCA. Na época Shewhart trabalhava no controle estatístico de qualidade de uma empresa. Entretanto, esse método só se tornou conhecido em 1950, graças ao professor William Deming, que dedicava-se às melhorias dos processos produtivos nos EUA e difundiu a ideia.

Deming, também conhecido como “pai do controle de qualidade nos processos produtivos”, trabalhou e desenvolver cinco passos essenciais, que mais tarde converteram-se no Ciclo PDCA. As bases são:

  1. Perceber a dificuldade;
  2. Planejar o problema;
  3. Definir o problema;
  4. Sugerir possíveis soluções;
  5. Observar as soluções aplicadas.

Ou seja, sempre que um problema surgir o primeiro passo é perceber se gera algum tipo de dificuldade e quais são as limitações da empresa frente à questão em si. A partir desse momento, localiza-se a raiz do problema. Ou seja, o que pode estar acontecendo. Tal e qual o exemplo da lâmpada: é apenas uma questão de vida útil chegando ao fim ou uma falha de estabelecimento de rede elétrica?

Desta forma, define-se qual é a tal causa, assim como apresenta-se as possíveis soluções para contornar e corrigir o problema. Assim que estas soluções passam a ser aplicadas, monitora-se para confirmar que foram aplicadas e que tiveram resultados positivos. Caso contrário, se a reação for negativa, inicia-se um novo planejamento. Imagina que ao trocar a lâmpada, por uma novinha, continuava piscando. É preciso realizar outro tipo de intervenção, no caso, verificar o sistema elétrico.

O interessante é que o Ciclo PDCA, mesmo criado na década de 20, ainda é, nos dias de hoje, capaz de adaptar os seus conceitos para ser utilizado por qualquer tipo de empresa. Independente de qual seja a sua área de mercado, assim como o seu porte.

Fases do Ciclo PDCA

Ao criar uma estratégia de manutenção é preciso ter atenção e considerar a gestão de equipes como parte essencial do processo. Assim como também deve ser considerado o monitoramento de equipe, para afinar as atividades e ações necessárias. Afinal, o ciclo foi criado para ser aplicado na administração geral, com o objetivo de proporcionar melhorias contínuas de qualidade.  

Mas, como é possível criar um Ciclo PDCA dentro da empresa? Existem fases que auxiliam no desenvolvimento desta metodologia, sendo elas: planejar; fazer; checar; e agir:

Planejar

O primeiro passo é criar um projeto que impedirá possíveis falhas, mesmo que em plano teórico. Como é o caso da manutenção preventiva, que determina ações de manutenção de ativos de acordo com um calendário pré-definido.  

Neste cenário considera-se as metas e objetivos definidos, de acordo com a missão, visão e valores da empresa. Mas, não basta definir as metas. É fundamental definir também os métodos e procedimentos mais eficientes para atingi-las.

O ideal é, na próxima etapa, iniciar numa pequena escala, para poder testar e comprovar as ações do plano. Ou seja, além de fazer, checar e acompanhar para saber se as expectativas estão ou não a ser cumpridas.

Fazer

Após a criação de todo o plano, está na hora de executá-lo. Mas não a qualquer custo e de qualquer forma. É preciso criar etapas, começando pelo treinamento dos colaboradores, técnicos e gestores envolvidos. Somente desta forma todos poderão ter conhecimento dos processos, assim como terão o compromisso de realizar as atividades conforme o que foi planejado para o Ciclo PDCA.

Tal e qual o planejamento de revisão de um veículo. Se ele tiver que ser checado a cada 20 mil quilômetros rodados, é importante fazê-lo. Somente desta forma garante-se o desempenho, aumenta a vida útil do veículo e, se por acaso surgir anomalias antes do tempo, verifica-se o que pode estar acontecendo.

Nesta fase também é importante coletar dados para o histórico das atividades e realizar as análises necessárias para aumentar a qualidade, seja dos produtos ou serviços oferecidos. Somente com estas informações será possível checar e ajustar. Cumprir com estas etapas permite ainda encontrar a raiz do problema, atual ou de possibilidades futuras.

Mais um vez, como no veículo. Sempre que é necessário fazer uma visita ao mecânico, relata-se o problema, com detalhes de como e quando acontecem. Ou seja, descrever tudo para ser mais fácil identificar e corrigir.

Checar

Nem todo o planejamento é 100% perfeito. E portanto é necessário checar e identificar as brechas e/ou problemas para que seja possível alcançar os resultados almejados. Estuda-se os resultados dos dados coletados e mapeados, para compará-lo com os resultados esperados e que foram definidos no plano.

Por se tratar de um ciclo em constante aperfeiçoamento, há a possibilidade de adequação do plano, antes da realização do último passo: agir. As informações a partir desse momento deixarão de ser apenas um plano teórico, e passarão a estar consolidadas ou em execução. Trata-se de um trabalho essencialmente de gerenciamento e realização de relatórios para análises e futuras melhorias.

Agir

É muito provável que, depois de criar o plano; colocar em execução (fazer); e checar os resultados por meio de análises, está na hora de agir. Essa ação pode ou não ter caráter corretivo, com o intuito de aperfeiçoamento. Ela permite eliminar o problema, e não apenas controlar as consequências.

Em alguns casos, inclusive, é necessário que o gestor responsável trace um novo plano, pois o problema pode influenciar toda uma cadeia de processos e procedimentos. Evita-se com o Ciclo PDCA paradas inesperadas de produção, assim como prejuízos financeiros e de reputação.

Mais uma vez com a analogia ao carro e o barulho ao pisar no freio. Se ao trocar as pastilhas o ruído não cessar é preciso repensar o problema. Mesmo porque ele pode prejudicar outros componentes do carro (disco) e comprometer a segurança do motoristas, passageiros e até mesmo pedestres. Daí a importância do ciclo, como citado no parágrafo anterior.

O Ciclo PDCA é capaz de criar uma rotina consistente e permanente de planejamento, ação, coleta de dados e melhorias. Essencial para manter o negócio ativo e forte. Mas atenção, não tente criar ciclos com datas estabelecidas, pois elas podem prejudicar o negócio. Algumas mudanças e/ou problemas exigem tratamento imediato.

Um exemplo claro é estabelecer reuniões semestrais de avaliação das rotinas dentro de um hotel. Se o intervalo do check out para o check in do novo hóspede não é suficiente para que o serviço de limpeza seja concluído, não é preciso esperar que haja diversas reclamações ou que passem 6 meses para reajustar os horários. Identificar o problema e seguir todos os passos do ciclo, antes que a reputação seja prejudicada, é prioridade.

Diferenças entre o PDCA e PDSA

O PDSA é uma espécie de evolução do Ciclo PDCA, também criado por Deming. Suas siglas significam, respectivamente, Plan; Do; Study; Act. Em tradução livre: planejar; fazer; estudar; agir. A diferença deste ciclo é que ele surge para suprir uma necessidade: a de estudar e aprender sobre sobre os processos.

É uma forma mais completa, que não foca apenas na obtenção dos dados. Conferir e checar o que está sendo feito, assim como armazenar dados para realização de mapas e relatórios é importante! Mas, além disso, é interessante compreender e realizar uma análise mais detalhada.

Ao estudar sobre um determinado processo, é possível entender os motivos pelos quais os resultados são ou não positivos, normais ou abaixo da média esperada. É uma estratégia para encontrar não apenas uma solução para o problema, mas sim a melhor entre elas.

Pode-se afirmar que o Ciclo PDSA é mais completo. O que de certa forma é considerado ideal no cenário das empresas que almejam por melhorias contínuas. Afinal, não basta apenas melhor. É preciso entender os motivos para que essa ação seja realmente eficiente e dê retornos positivos para o seu negócio.