Assinatura digital: garanta credibilidade a qualquer documento

Assinatura digital sendo feita para recepção de um
Assinatura digital feita para a recepção de um material em caixa

Existe a necessidade crescente das empresas acompanharem os avanços tecnológicos previstos pela Indústria 4.0. Desde o desenvolvimento do negócio (mais lucros e menos custos) até a automatização e otimização dos processos. Um exemplo bem claro é a assinatura digital, que chegou não apenas para simplificar e facilitar, como também para garantir a credibilidade e gerar confiança aos negócios da empresa.

Frente às questões de sustentabilidade e preservação do meio ambiente, é muito importante que as empresas se conscientizem. Esse primeiro passo pode ser dado em direção à gestão de documentos em formato digital. Ou seja, realizar a migração dos processos analógicos (em papel) para o digital (em nuvens).

O que é a assinatura digital

Trata-se de uma técnica criptografada que confere segurança online e integridade aos documentos eletrônicos assinados por pessoas físicas (pessoal) ou jurídicas (empresarial). A assinatura tradicional (caneta e papel) é substituída pela digital, com validade jurídica.

Mas atenção! Não confunda assinatura eletrônica com assinatura digital. São dois tipos completamente diferentes, mas que merecem a sua atenção. A forma eletrônica designa todo e qualquer tipo de assinatura que envolva meios eletrônicos. Assinar com uma caneta touch em um pad (tablet), por exemplo, ou no fim de um e-mail. Esse tipo de assinatura pode ser utilizada quando não há a necessidade de registro ou autenticação em cartório.

Diferente do modelo digital, que é sustentado por um Certificado Digital, o ICP-Brasil. Quando a pessoa ou empresa emite esse certificado, uma Chave Pública e outra Privada são geradas. A primeira representa a Autoridade Certificadora. Já a segunda, será o Titular do Certificado (que fica de posse do usuário).

Estas duas chaves são interdependentes, garantindo que a assinatura seja única para aquele documento. A partir desse momento, fica vinculado de forma inseparável do seu autor. Ou seja, quem assinou. Trata-se de uma segurança para ambas as partes.

Aplicações da assinatura digital

A assinatura digital pode ser utilizada para qualquer tipo de documento eletrônico, desde relatórios, mandatos, notificações; até mesmo para laudos, certificados, apólices de seguro ou arquivos eletrônicos transferidos entre empresas (EDI). Inclusive os contratos podem ser assinados desta forma.

Essa opção não é apenas uma questão de praticidade. São boas práticas como esta que ajudam a reduzir o consumo de papel, assim como os custos para a sua emissão, armazenamento e descarte. Uma alternativa inteligente por parte da empresa. Além de sustentável, possui as seguintes características: autenticidade, integridade e não-repúdio.

Autenticidade

A assinatura digital é totalmente autêntica graças a Chave Privada. Ela permite cifrar este documento, de forma a garantir a autoria desse um determinado título eletrônico. Ou seja, apenas o proprietário tem acesso (exclusivo) a esta identificação.

Isto permite ainda que o receptor confirme que a assinatura foi realizada pelo emissor. Tal e qual o dispositivo token de um banco, que fornece uma  espécie de senha para aquele portador, no exato momento.

Integridade

Há sempre a dúvida e o questionamento sobre a facilidade de alterar esse documento, uma vez que é digital. Entretanto, esse tipo de assinatura garante sua integridade. Uma vez assinado, se conter qualquer tipo de alteração, o documento perde a sua validade.

Ou seja, mesmo diante dos piores cenários, como por exemplo o de hackear documentos particulares da empresa, não há risco que haja falsificações ou usos indevidos. A menor das alterações pode invalidá-lo, assim como a assinatura só pode ser feita, por quem detém a Chave Privada

Não-Repúdio ou Irretratabilidade

Uma das dúvidas mais recorrentes desse sistema de assinatura digital é sobre a recusa ou aceitação como um documento válido (e legal). Entretanto, uma vez certificada de acordo com as leis e protocolos vigentes, o receptor não pode negar a autenticidade da mesma.

Essa é uma das características que garantem a segurança online desse tipo de assinatura e documento. Quando a chave privada é utilizada, o documento passa a estar cifrado, garantindo assim sua veracidade.

Além destas três características que, de certa forma são também benefícios, está a de veracidade jurídica. Entenda como funciona.

Aspectos legais no Brasil

As assinaturas digitais são consideradas legais no Brasil e estão amparadas pela Medida Provisória 2.200-2, de 2011. Esta garante que as declarações em documentos que utilizam o processo de certificação ICP-Brasil são verdadeiras (em relação ao signatários). Estando de acordo com o art. 131 da Lei 3.071, de 1º de Janeiro de 1916 do Código Civil.

O certificado digital precisa ser emitido pela entidade responsável, que divide-se em duas categorias, sendo a primeira a Autoridade Certificadora (AC) e a segunda, a Autoridade de Registro (AR).

A AR é a entidade responsável por associar uma identidade (pública ou privada) a uma chave, inserindo essas informações no certificado. Ao solicitar é necessário apresentar os respectivos documentos de identificação para comprovar os dados. Já a AC irá intermediar esse processo, seja solicitando certificados ou revogando. Ela não emite os documentos.

Todo país, por sua vez, conta com a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP) que, em inglês, quer dizer Public Key Infrastructure (PKI). Trata-se do conjunto das políticas e procedimentos que irão reger a autenticidade das assinaturas digitais.

No caso do Brasil, é a ICP-Brasil, que por sua vez conta com a AC-Raiz (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI), responsável por gerar as chaves criptografadas e regulamentar cada ACs Credenciada.  

É com uma destas ACs Credenciadas que a empresa deve solicitar a emissão do seu certificado digital. É necessário entrar em contato para saber quais são os documentos exigidos, assim como os custos envolvidos. Cada uma possui a sua política específica.

Segurança

Como já dito anteriormente, além de garantir a validade jurídica dos documentos digitais, também garante ao proprietário segurança online contra fraudes. Isso porque um documento assinado “à mão” pode ser apenas uma cópia bem feita da assinatura. Assim como um documento digitalizado ou eletrônico, pode ser facilmente editado.

Já a assinatura digital, com o seu certificado criado e válido, possui proteção, autenticidade, confidencialidade e integridade. Uma vez que o documento digital passa pela Chave Privada ele é encriptado, gerando um “novo” documento que só é válido, enquanto estiver na sua forma original.

Essa encriptação pode ser realizada por meio de um hardware, um smart card ou token, por exemplo. Mas isto vai depender do tipo de assinatura digital. Todas elas garantem a procedência do documento, evitando problemas a nível de crime digital.

Tipos de assinatura digital

Existem dois tipos que vão permitir a gestão dos documentos online da sua empresa, sendo elas divididas em A e S. Cada uma destas letras possui outras 4 subcategorias. A primeira delas, designada pela letra A (A1; A2; A3 e A4) é utilizada para validar transações eletrônicas e/ou assinar documentos digitais. A segunda, designada pela letra S (S1; S2; S3 e S4) é para proteção de arquivos confidenciais ou de atividades sigilosas.

  • A1 e S1: geram chaves por meio de softwares, com tamanho mínimo de 1024 bits e são armazenadas em dispositivos móveis (HD ou pendrive). Possuem a validade de 1 ano.
  • A2 e S2: diferenciam-se das primeiras devido a forma de armazenamento, que é em cartão inteligente com chip (smart cards) ou token (usb) e possuem a validade de 2 anos.
  • A3 e S3: geram chaves por meio de hardwares, com tamanho mínimo de 1024 bits e são armazenadas em cartão inteligente ou token (conforme explicado no item anterior). Possuem a validade de 5 anos.
  • A4 e S4: também são geradas por meio de hardwares, entretanto com tamanho de 2048 bits. O armazenamento é o mesmo que o anterior e a validade de 6 anos.

Tanto o token, quando o cartão inteligente (smart cards) são protegidos por senha.

Benefícios da assinatura digital

Apesar de não tê-los citados em tópicos, é notável que os benefícios da assinatura digital obtida por meio de um certificado são vários. Imagine o seguinte cenário: você está de férias e é preciso assinar algum documento importante. O que fazer? Com essa tecnologia você pode realizar esse procedimento em questões de minuto, sem se preocupar com a segurança das informações. Conheça outros benefícios associados:

Sustentabilidade

Já mencionada anteriormente, mas deve ser reforçada novamente como um dos benefícios dos certificados digitais. Trata-se de proteger o meio ambiente, assim como garantir a visibilidade positiva frente aos clientes que, cada vez mais, preocupam-se em adquirir ou se relacionar com empresas que possuem essa mentalidade.

Redução de custos

Estima-se uma redução de cerca de 70% dos materiais de escritório. São eles papéis, canetas, impressoras, carimbos, toners e qualquer outro objeto relacionado com a impressão e o armazenamento dos documentos.

Otimização na Gestão de Documentos

Além de ser mais seguro, torna-se ainda mais simples e eficiente a gestão destes documentos, que estarão armazenados em nuvens, sem a necessidade de ocuparem espaços físicos. Cenário que permite excelência no meio corporativo.

Aumento da Produtividade

Uma vez que há redução dos custos, gestão eficiente dos documentos digitais e organização dentro da empresa, os técnicos e gestores de manutenção poderão focar-se em outras tarefas mais importantes e inerentes ao desenvolvimento e otimização dos processos.

Outro fator que poderá auxiliar na estratégia de manutenção da empresa é o software da Infraspeak que facilita o acesso a todos os dados e informações essenciais para a correta manutenção do negócio e também conta com um sistema de assinatura digital para agilizar autorizações e rotinas.