Se realiza una auditoría para garantizar que un determinado producto o servicio cumpla todas las reglas y patrones establecidos. Dado que tradicionalmente es un proceso complejo y largo, se debe aprovechar toda ayuda para simplificar la planificación, ejecución y análisis de una auditoria. Por eso, hemos reunido las principales ventajas de realizar una auditoría con un sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO).

Normalmente, la auditoría es un recurso cuya función básica es apoyar la gestión de la organización y que sirve para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos desde la seguridad a cuestiones de higiene. Se la puede realizar internamente o solicitar los servicios de entidades externas, que no están encargadas de garantizar la conformidad de todas las etapas de servicio ofrecido al cliente.

¿Cómo se puede usar un GMAO para ayudar este proceso?

Las auditorías se vuelven mucho más sencillas con el apoyo de un GMAO como Infraspeak. Basta crear las preguntas, atribuir un peso a cada respuesta, crear un trabajo del tipo «Auditoría» (plano o cíclico), y analizar el informe que se genera automáticamente con los resultados en porcentaje y/o en valor absoluto. Ya no se necesitan los papeles, tareas de archivo, intercambio de información compleja ni las incontables hojas de Excel.

Además de la creación de preguntas de selección múltiple, se puede escoger de unas opciones pre-definidas y automatizar el informe de evaluación de fallos con base de respuestas de los técnicos. Por ejemplo, si la pregunta fuera si «¿están funcionando todos los aires acondicionados?» o «¿todas las lámparas funcionan?», y si la respuesta es «No», se puede definir automáticamente que el sistema tiene un fallo.

Desde una perspectiva cualitativa, las auditorías internas de calidad son un agente de cambio indispensable para aquellos que coordinen las operaciones y permitan identificar oportunidades para eliminar acciones innecesarias o que no se realizan de forma más productiva. Prácticamente, para los técnicos en el terreno, poco o nada cambia con el GMAO. Los pasos del proceso de auditoría son similares a los más tradicionales, con la diferencia de que utilizan una logística optimizada.

Aún se puede realizar auditorías a locales o a equipamientos, lo que garantiza la calidad y conformidad de los servicios y principalmente, la satisfacción de clientes.

Además de este tipo de apoyo interno, un GMAO como Infraspeak permite producir informes y documentos que sostienen el control de calidad y la obtención y mantenimiento de certificaciones y regulaciones legales, tales como el Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP). Se puede consultar todos estos archivos sencilla y digitalmente, y también, en una única plataforma cada vez que los auditores externos lo soliciten.

Un software de automatización puede apoyar tanto las auditorías internas como externas. Por un lado, ayuda a garantizar el pleno funcionamiento de las operaciones y a gestionar actividades, datos y procesos de una forma muy sencilla e intuitiva. Por otro lado ayuda la empresa a estar mejor preparada para una evaluación externa.

El principal objetivo es de garantizar la total satisfacción de los clientes, a través de la optimización de las operaciones en una plataforma «user friendly» y con foco en los resultados. En cuanto sea posible, querremos comparar los resultados reales con los resultados ideales. 

Para saber más sobre este tema, hable con uno de nuestros especialistas: infraspeak.com.